Dengan semakin populernya cloud untuk semua bisnis, wajar saja jika perusahaan yang sedang berkembang ingin meningkatkan dengan teknologi terbaru. Langkah pertama yang harus dilakukan adalah memperkuat tulang punggung keuangan perusahaan Anda dengan cloud ERP. Sebelum Anda duduk dengan dewan eksekutif Anda untuk membahasnya, Anda mungkin memiliki beberapa pertanyaan dalam pikiran, terutama dalam hal bagaimana ERP bekerja dengan cloud, mengapa Anda terus mendengar tentang Oracle + NetSuite ketika "Enterprise Resource Planning" disebutkan, dan mengapa untuk memilih satu solusi di atas yang lain. Mari kita mulai dengan dasar-dasarnya:
Apa itu solusi cloud ERP?
Perangkat lunak Enterprise Resource Planning – atau ERP – secara bersamaan adalah transplantasi jantung, dan operasi tulang belakang untuk tubuh bisnis Anda. Bayangkan mengintegrasikan semua departemen dan fungsi perusahaan Anda ke dalam satu sistem yang memiliki kapasitas multi-fungsi untuk menyederhanakan dan mencadangkan proses Anda ke cloud untuk keamanan ekstrem dan aksesibilitas di mana saja/kapan saja. Dengan kata lain, pikirkan sistem ERP sebagai jantung yang sehat dan kuat yang memompa darah ke seluruh tubuh Anda untuk memastikan Anda dapat berfungsi pada kapasitas terbaik Anda. Tetapi juga sebagai tulang punggung yang membantu struktur tubuh Anda.
Itu adalah tugas yang sulit, meminta satu sistem untuk menerima begitu banyak dukungan yang diperlukan ketika mengelola perusahaan yang sedang berkembang. Anda menginginkan jenis perangkat lunak modern dan tangguh yang dapat memfasilitasi dan merampingkan operasi untuk tim keuangan Anda. Lalu, ada sumber daya manusia, CRM, manajemen inventaris, dan banyak lagi yang perlu dikhawatirkan. Nah, mengenai ERP yang kuat adalah, setelah diimplementasikan, Anda tidak perlu khawatir. Sistem baru ini pada dasarnya mengintegrasikan semua departemen Anda ke dalam satu basis data untuk tinjauan 360 derajat dari semua operasi perusahaan, berbagi informasi yang cepat dan mudah di antara seluruh tim Anda, dan infrastruktur fleksibel yang sepenuhnya dapat diskalakan untuk beradaptasi di samping pertumbuhan bisnis Anda yang berkelanjutan.
Bagaimana cloud ERP dapat meningkatkan kinerja bisnis sehari-hari perusahaan Anda?
Perangkat lunak ERP cloud membantu tim Anda mengatasi kebutuhan untuk berkomunikasi antara beberapa sistem untuk menjalankan proses harian mereka. Dengan sistem baru ini, semua sistem Anda akan diintegrasikan ke dalam satu sumber – di mana Anda dapat menemukan semua informasi yang Anda butuhkan. Satu basis data untuk semua data dan operasi, baik lokal maupun global. Perusahaan keuangan, manufaktur, gudang, dan Life Science masih menyimpan perangkat lunak khusus mereka sendiri – kecuali sekarang semua proses mereka saling terkait sehingga komunikasi antar departemen dapat berjalan lancar.
Dalam konteks di sini, Anda dapat menganggap ERP sebagai jet yang bergerak dengan kecepatan yang luar biasa, dibandingkan dengan proses keuangan Anda sebelumnya, yang dapat dianalogikan seperti van usang yang Anda warisi. Misalnya, salah satu kekuatan terbesarnya adalah merampingkan operasi di mana bisnis Anda menerima pesanan pelanggan dan memprosesnya menjadi faktur dan pendapatan. Ini adalah proses pemenuhan pesanan, yang bisa lama dan membosankan – atau cepat dan efisien. ERP bertindak sebagai backbone back-office, untuk memastikan proses ini berjalan semulus mungkin sehingga Anda tidak mengalami masalah yang tidak perlu.
ERP Anda akan menerima pesanan pelanggan baru dan memetakan proses dengan setiap langkah baru – menyediakan sumber daya yang mudah diakses untuk mengikuti kemajuannya. Semua departemen perusahaan dapat melacak kemajuan satu sama lain dengan data waktu nyata, dan gambaran umum mutlak tentang informasi inventaris Anda. Ketika satu departemen selesai dengan pesanan, maka secara otomatis dialihkan melalui perangkat lunak ERP Anda, dan dipindahkan ke departemen berikutnya. Anda tidak pernah meraba-raba dalam kegelapan, atau berjuang dengan penundaan yang Anda tidak tahu bagaimana menyelesaikannya. Solusinya selalu di ujung jari Anda. Tapi itu satu contoh, dan ERP akan menawarkan dunia penggunaan yang jauh lebih luas – pikirkan manajemen tunjangan karyawan, pelaporan komisi, transaksi multi-mata uang, perencanaan keuangan internasional, dan pelaporan keuangan, hanya untuk menyebutkan beberapa di antaranya.
Apakah solusi ERP sesuai dengan cara saya berbisnis?
Bagaimana Anda mengevaluasi solusi cloud ERP dalam hal kebutuhan bisnis Anda? Saat Anda mempertimbangkan untuk mendapatkan ERP, sebaiknya Anda mengambil beberapa langkah yang diperlukan untuk memastikan Anda membuat pilihan yang tepat:
Riset. Riset. Riset. Lihatlah model perangkat lunak ERP yang berbeda, bandingkan pesaing melalui testimonial dan spesifikasi referensi silang, beberapa sistem ERP akan memiliki fitur khusus industri dan yang lain akan memiliki kemungkinan implementasi cepat yang khusus untuk bisnis yang berkembang pesat. Misalnya, NetSuite menawarkan SuiteSuccess untuk perusahaan yang ingin mulai dan berjalan dengan back-office berbasis cloud baru dalam 100 hari. Ada begitu banyak pilihan untuk dipilih!
Duduklah dengan tim eksekutif Anda dan diskusikan proses perusahaan Anda saat ini. Apa yang perlu ditingkatkan, apa yang harus tetap sama, dll. Jika Anda memilih ERP yang salah, maka Anda akan mendapati diri Anda mengubah bisnis Anda agar sesuai dengannya, bukan sebaliknya. Pastikan ERP Anda terukur, sehingga mengakomodasi cara Anda menjalankan operasi saat ini, serta rencana Anda untuk pertumbuhan di masa depan. Langkah ini sangat penting untuk memastikan implementasi Anda berjalan lancar.
Pilih mitra implementasi terbaik yang sesuai dengan bisnis Anda. Beberapa mitra hanya akan melompat ke dalam implementasi atau tidak akan kolaboratif. Apa yang Anda cari adalah mitra yang akan mengirim tim spesialis ke lokasi untuk bertemu dengan eksekutif Anda dan bekerja bahu membahu dengan tim Anda, memastikan bahwa setiap langkah implementasi sesuai dengan infrastruktur perusahaan Anda. Jika Anda memiliki saluran komunikasi yang solid, spesialis implementasi Anda akan menjadi orang yang memastikan sistem baru Anda sesuai dengan cara Anda menjalankan bisnis.
Jika Anda memperhatikan langkah-langkah ini, dan mengikutinya secara menyeluruh, maka Anda dapat memastikan bahwa sistem baru Anda sesuai dengan strategi dan proses bisnis Anda saat ini sebaik mungkin.