5 Fitur Tersembunyi Xero untuk Meningkatkan Produktivitas Bisnis Anda

Xero accounting software adalah salah satu software akuntansi berbasis cloud yang paling populer di dunia, terutama bagi bisnis kecil dan menengah. Namun, banyak pengguna hanya menggunakan fitur dasarnya tanpa mengetahui bahwa Xero memiliki beberapa fitur tersembunyi yang dapat meningkatkan produktivitas bisnis secara signifikan. Berikut adalah 5 fitur tersembunyi di Xero accounting software yang bisa membantu Anda mengelola keuangan dengan lebih efisien.

Daftar isi:

1. Pengaturan Otomatisasi Invoice (Repeating Invoices)
2. Rekonsiliasi Bank Otomatis dengan Bank Rules
3. Pelacakan Proyek dengan Xero Projects
4. Integrasi dengan Aplikasi Pihak Ketiga
5. Kesimpulan

Pengaturan Otomatisasi Invoice (Repeating Invoices)

Membuat invoice secara manual untuk pelanggan yang sama setiap bulan bisa menjadi pekerjaan yang melelahkan. Dengan fitur repeating invoices, Anda dapat mengatur sistem otomatis untuk mengirimkan invoice secara berkala, baik itu mingguan, bulanan, atau sesuai jadwal yang Anda tentukan. Hal ini tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga membantu memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu.

Cara mengaktifkan fitur ini:

• Masuk ke menu Business > Invoices.
  

  Ilustrasi 1.1: Langkah-langkah untuk mengakses fitur otomatisasi invoice (repeating invoices).

• Pilih New Repeating Invoice.
  

  Ilustrasi 1.2: Pilih new repeating invoice untuk membuat otomatisasi invoice. 
  

• Atur frekuensi, tanggal mulai, dan detail pelanggan.

  Ilustrasi 1.3: Masukkan frekuensi, tanggal mulai, tanggal terakhir, detail pelanggan, dan transaksi, kemudian pilih approve for sending. Setelah itu pilih save.

• Simpan dan biarkan Xero menangani pengirimannya secara otomatis.

  
  Ilustrasi 1.4: Otomatisasi invoice dapat di cek pada bagian repeating di menu invoice.

  Ilustrasi 1.5: Xero otomatis mengirimkan invoice ke email pelanggan yang sudah terdaftar sesuai tanggal yang sudah diatur sebelumnya.

Rekonsiliasi Bank Otomatis dengan Bank Rules

Rekonsiliasi bank seringkali menjadi tugas yang memakan waktu, terutama jika ada banyak transaksi yang perlu dicocokkan. Xero accounting software memiliki fitur bank rules yang memungkinkan Anda mengotomatisasi pencocokan transaksi dengan kategori yang sesuai. Dengan aturan ini, Xero akan secara otomatis mengklasifikasikan transaksi berdasarkan deskripsi atau akun tertentu.

Manfaatnya:

• Menghemat waktu dalam proses rekonsiliasi.
• Mengurangi kesalahan pencatatan manual.
• Memastikan konsistensi dalam pelaporan keuangan.

Berikut contoh bank rules pada transaksi admin bank dan bunga bank. Dapat dilihat bahwa Xero otomatis mengklasifikasikan transaksi ke akun admin fee dan bunga bank secara otomatis.

Ilustrasi 2: Contoh bank rules untuk spend money dan receive money pada transaksi administrasi dan bunga bank. Xero secara otomatis mengklasifikasikan mutasi bank terkait biaya administrasi dan bunga bank sesuai dengan akun yang telah ditentukan sebelumnya. Pengguna hanya perlu mengklik "OK", maka mutasi bank akan langsung ter-rekonsiliasi dengan Xero.

Baca Juga: Xero Software: Kelola Akuntansi, Kinerja Bisnis, & Proyek Manajemen 

Menggunakan Find & Recode untuk Koreksi Akun Secara Massal

Kesalahan pencatatan adalah hal yang wajar dalam akuntansi, tetapi memperbaikinya satu per satu bisa sangat merepotkan. Dengan fitur find & recode, Anda dapat memperbaiki kesalahan akun dalam jumlah besar hanya dalam beberapa klik. Ini sangat berguna bagi akuntan atau pemilik bisnis yang ingin mengoreksi data dengan cepat dan akurat.

Cara menggunakan fitur ini:

• Masuk ke menu Accounting > Advanced > Find & Recode.

  Ilustrasi 3.1: Langkah-langkah untuk mengakses fitur find & recode pada Xero.
  

• Pilih transaksi yang ingin diubah.

  Pada contoh berikut, pengguna ingin mengubah transaksi di bulan januari 2025 untuk akun others general expenses akan diubah ke akun office expenses.

  Ilustrasi 3.2: Untuk mencari dan mengubah transaksi secara massal, pengguna dapat menentukan kondisi seperti tanggal transaksi dan akun yang digunakan. Setelah transaksi yang sesuai ditemukan, pengguna dapat melakukan recode atau perubahan akun secara langsung.

• Tentukan akun atau kategori yang benar.

  Ilustrasi 3.3: Tentukan data yang ingin diubah, seperti nama supplier atau customer, akun, dan tarif pajak. Pilih 'Review' untuk meninjau sebelum mengonfirmasi perubahan.

• Terapkan perubahan sekaligus, maka Xero secara otomatis akan mengubah transaksi tersebut menjadi akun office expenses.
  

  Ilustrasi 3.4: Setelah proses recode selesai, sistem akan menampilkan ringkasan perubahan yang dilakukan. Pada tampilan ini, anda dapat melihat detail transaksi yang telah diperbarui, termasuk tanggal, nama supplier atau customer, referensi, jenis transaksi, total, dan statusnya.

  Ilustrasi 3.5: Tampilan detail transaksi setelah dilakukan perubahan akun. Pada contoh ini, transaksi dari supplier Indomarket dengan referensi INV-001 yang sebelumnya dikategorikan sebagai 'Others General Expenses' telah dikoreksi menjadi 'Office Expenses' dengan jumlah 700.000.

Pelacakan Proyek dengan Xero Projects

Bagi bisnis yang menangani proyek atau pekerjaan berbasis layanan, fitur Xero Projects sangat membantu dalam memantau biaya dan profitabilitas setiap proyek. Anda dapat mencatat waktu kerja, biaya yang dikeluarkan, serta membandingkan anggaran dengan realisasi proyek secara langsung di Xero .

Keuntungan fitur ini:

• Menjaga proyek tetap dalam anggaran.

  Ilustrasi 4.1: Berikut merupakan tampilan Xero Projects yang digunakan untuk mengelola proyek dengan lebih efisien. Fitur-fitur yang ditampilkan mencakup estimasi anggaran proyek, biaya yang telah dikeluarkan, jumlah yang telah ditagihkan, serta nilai yang masih harus ditagihkan. Selain itu, Xero Projects juga memungkinkan pengguna untuk memantau pengeluaran yang belum tercatat dan mengelola tugas dalam proyek.

• Mempermudah pelacakan profitabilitas proyek.

  Ilustrasi 4.2: Menu profitability dalam Xero Projects, membantu pengguna melacak keuntungan proyek secara real-time. Tampilan ini menampilkan perhitungan profit berdasarkan total pendapatan yang telah ditagihkan dikurangi dengan biaya yang telah dikeluarkan. Selain itu, terdapat informasi mengenai margin keuntungan, biaya terbesar dalam proyek, serta total waktu yang telah dicatat untuk proyek tersebut. Dengan fitur ini, bisnis dapat lebih mudah mengidentifikasi area pengeluaran terbesar dan memastikan proyek tetap menguntungkan.

• Menghasilkan laporan keuangan proyek dengan cepat.

  Ilustrasi 4.3: Berikut merupakan laporan keuangan proyek (project financials) yang memungkinkan pengguna untuk melihat secara detail estimasi biaya, biaya aktual, jumlah yang ditagihkan, serta profitabilitas dari berbagai proyek yang sedang berjalan. Dengan tampilan yang terstruktur, pengguna dapat dengan cepat menganalisis keuangan proyek, mengidentifikasi profit margin, dan memastikan bahwa proyek tetap berjalan sesuai anggaran serta menghasilkan keuntungan.

Baca Juga: Xero Recognized Among the World's Top 250 Fintech Companies in 2024

Integrasi dengan Aplikasi Pihak Ketiga

Xero accounting software memiliki ekosistem integrasi yang luas dengan berbagai aplikasi pihak ketiga, seperti Shopify, Stripe, Hubdoc, dan masih banyak lagi. Integrasi ini memungkinkan bisnis untuk menghubungkan Xero dengan sistem lain yang digunakan dalam operasional sehari-hari, sehingga mempercepat alur kerja dan mengurangi pekerjaan manual.

Beberapa integrasi populer:

• Hubdoc – Mengotomatiskan pengumpulan dan pengelolaan kuitansi serta faktur.

  Ilustrasi 5.1: Integrasi Hubdoc dengan Xero , membantu mengotomatisasi pembuatan faktur pembelian, pengumpulan dan pengelolaan kuitansi serta faktur. Dengan fitur unggah dokumen, pengguna dapat mengunggah kuitansi dan faktur secara individu atau dalam jumlah besar. Selain itu, dokumen juga dapat dikirim melalui email atau diunggah langsung dari perangkat seluler, mempermudah pencatatan dan manajemen dokumen keuangan secara efisien.

  Ilustrasi 5.2: Hubdoc secara otomatis akan membaca informasi terkait dengan faktur pembelian yang telah diunggah. Faktur beserta lampirannya kemudian diintegrasikan ke Xero pada menu bills to pay dengan status draft. Hal ini mempermudah pengguna dalam mencatat transaksi tanpa perlu input manual, sehingga meningkatkan efisiensi dan mengurangi risiko kesalahan dalam pencatatan keuangan.

• Shopify – Menyinkronkan data penjualan e-commerce langsung ke Xero.

  Ilustrasi 5.3: Integrasi Shopify dengan Xero accounting software memungkinkan sinkronisasi data e-commerce secara otomatis. Integrasi ini mempermudah pencatatan transaksi penjualan dari Shopify ke Xero tanpa input manual, meningkatkan efisiensi dalam manajemen inventaris dan akuntansi. 

• Stripe – Mempermudah penerimaan pembayaran online dan pencatatan otomatis di Xero.

  Ilustrasi 5.4: Integrasi Stripe dengan Xero accounting software mempermudah penerimaan pembayaran online dari pelanggan melalui berbagai metode kartu kredit seperti Visa, Mastercard, American Express, Discover, JCB, dan Diners Club. Dengan integrasi ini, bisnis dapat menerima pembayaran lebih cepat dan mengurangi pekerjaan manual dalam pencatatan transaksi keuangan.

Kesimpulan

Menggunakan fitur-fitur tersembunyi di Xero dapat membantu bisnis Anda bekerja lebih efisien, menghemat waktu, dan mengurangi kesalahan dalam pencatatan keuangan. Mulai dari otomatisasi invoice hingga integrasi dengan aplikasi pihak ketiga, semua fitur ini dirancang untuk meningkatkan produktivitas bisnis Anda.

Sudahkah Anda mencoba fitur-fitur ini? Jika belum, saatnya mengoptimalkan penggunaan Xero accounting software untuk bisnis Anda!