Strategi Manajemen Cash Flow dengan Xero: Agar Bisnis Selalu Cuan

Mengelola arus kas (cash flow) dengan baik adalah kunci utama keberlanjutan bisnis. Bisnis yang sehat tidak hanya bergantung pada profit, tetapi juga pada kemampuan mengatur pemasukan dan pengeluaran secara efektif. Dengan bantuan Xero accounting software, bisnis dapat lebih mudah memantau, mengelola, dan meningkatkan cash flow mereka. Berikut adalah beberapa strategi manajemen cash flow menggunakan Xero agar bisnis Anda selalu cuan.

Daftar isi:

1. Memonitor Cash Flow Secara Real-Time
2. Mengotomatisasi Penagihan (Invoicing) dan Pembayaran
3. Mengoptimalkan Rekonsiliasi Bank
4. Menganalisis dan Memprediksi Arus Kas
5. Mengelola Pengeluaran Secara Efektif
6. Kesimpulan

Memonitor Cash Flow Secara Real-Time

Dengan Xero accounting software, Anda bisa memantau arus kas bisnis secara real-time melalui fitur dashboard interaktif. Hal ini memungkinkan Anda untuk: 

• Melihat saldo bank yang sudah terhubung dengan Xero secara langsung.
• Melacak transaksi masuk dan keluar tanpa perlu menunggu laporan bulanan.
• Mengidentifikasi pola pengeluaran dan pemasukan untuk strategi bisnis yang lebih baik.
  

Ilustrasi 1: Dashboard Xero memberikan gambaran menyeluruh tentang kondisi keuangan bisnis dalam satu tampilan. Informasi yang ditampilkan mencakup saldo bank yang telah terhubung dengan Xero, grafik batang yang menunjukkan tren pemasukan dan pengeluaran bulanan, serta ringkasan piutang dan utang, termasuk tagihan yang telah jatuh tempo dan menunggu pembayaran. Dengan fitur ini, pengguna dapat memantau arus kas secara real-time, sehingga dapat mengambil keputusan keuangan dengan lebih cepat dan akurat.

Mengotomatisasi Penagihan (Invoicing) dan Pembayaran

Salah satu penyebab utama masalah cash flow adalah keterlambatan pembayaran dari pelanggan. Xero accounting software dapat membantu dengan:

• Invoicing otomatis: Buat dan kirim faktur penjualan secara otomatis ke pelanggan dengan menu repeating invoice.

  Ilustrasi 2.1: Xero menyediakan fitur otomatisasi faktur (repeating invoice) yang memungkinkan pengguna untuk membuat dan mengirim faktur penjualan secara otomatis dalam periode yang telah ditentukan. Repeating invoice yang telah dibuat dapat dicek pada bagian repeating di menu invoice.

  Maka Xero akan otomatis mengirimkan invoice ke email customer sesuai tanggal invoice.

  Ilustrasi 2.2:  Xero secara otomatis mengirimkan invoice ke email pelanggan yang telah terdaftar sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Fitur ini memastikan pelanggan menerima tagihan tepat waktu, mengurangi risiko keterlambatan pembayaran, dan meningkatkan efisiensi dalam proses penagihan.

• Pengingat pembayaran: Xero dapat mengirim notifikasi ke pelanggan yang belum membayar sebelum jatuh tempo.

  Ilustrasi 2.3: Pada menu invoice reminder, pengguna dapat mengatur pengingat otomatis dalam berbagai interval waktu, seperti 3 hari sebelum jatuh tempo, serta 3, 7, 10, dan 15 hari setelah jatuh tempo. Fitur ini memungkinkan pengguna untuk mengirimkan maksimal 5 pengingat kepada pelanggan.

  Ilustrasi 2.4: Xero secara otomatis mengirimkan pengingat bahwa terdapat tagihan yang akan jatuh tempo ke email pelanggan yang telah terdaftar sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Fitur ini membantu memastikan pembayaran tepat waktu dan mengurangi piutang tertunggak. 

• Integrasi dengan payment gateway: Memungkinkan pelanggan membayar lebih cepat melalui kartu kredit atau transfer online.

  Ilustrasi 2.5: Xero memungkinkan integrasi dengan payment gateway seperti Stripe, yang memudahkan pelanggan dalam melakukan pembayaran melalui kartu kredit atau transfer online. Integrasi ini membantu mempercepat proses pembayaran dan meningkatkan efisiensi pengelolaan keuangan bisnis. 

Baca Juga: Pentingnya Laporan Keuangan di Xero untuk Keputusan Bisnis yang Tepat

Mengoptimalkan Rekonsiliasi Bank

Xero accounting software memiliki fitur rekonsiliasi bank otomatis yang dapat menghemat waktu dalam pencocokan transaksi. Dengan fitur ini, Anda bisa:

• Menghubungkan rekening bank bisnis langsung ke Xero.

  Ilustrasi 3.1: Xero memungkinkan pengguna untuk menghubungkan rekening bank bisnis mereka secara langsung ke sistem. Dengan integrasi ini, transaksi dari bank, seperti DBS (SG), akan otomatis diimpor ke Xero. Fitur ini membantu bisnis dalam pencatatan keuangan yang lebih akurat dan efisien tanpa perlu memasukkan mutasi bank secara manual. 

• Mencocokkan transaksi secara otomatis untuk menghindari kesalahan pencatatan.

  Ilustrasi 3.2: Xero menyediakan fitur pencocokan transaksi otomatis untuk mengurangi kesalahan pencatatan. Dengan fitur ini, transaksi dari rekening bank yang diimpor ke Xero dapat dicocokkan secara langsung dengan transaksi yang tercatat di dalam sistem. Pengguna dapat menyetujui pencocokan yang sesuai atau melakukan koreksi jika diperlukan, sehingga memastikan akurasi data keuangan perusahaan.

• Memastikan saldo keuangan selalu akurat dan up-to-date.

  Ilustrasi 3.3: Rekonsiliasi bank pada Xero memastikan saldo keuangan selalu akurat dan up-to-date. Dengan mencatat setiap transaksi masuk dan keluar secara real-time, Xero membantu pengguna menjaga keakuratan laporan keuangan. Semua transaksi yang diimpor dapat direkonsiliasi untuk memastikan kesesuaian dengan saldo bank, sehingga transparansi keuangan tetap terjaga.

Menganalisis dan Memprediksi Arus Kas

Fitur laporan arus kas di Xero accounting software memungkinkan Anda untuk:

• Menganalisis tren cash flow selama periode tertentu.

  Ilustrasi 4.1: Statement of cash flows di Xero menampilkan aktivitas penerimaan dan pengeluaran kas dalam tiga kategori utama: aktivitas operasional, investasi, dan pembiayaan. Pengguna juga dapat membandingkan dengan periode sebelumnya, sehingga memudahkan pemantauan tren arus kas dari waktu ke waktu dan membantu dalam pengambilan keputusan keuangan.

• Memprediksi arus kas di masa depan berdasarkan data historis.

  Ilustrasi 4.2 Xero menyediakan fitur short-term cash flow projection yang berfungsi untuk memperkirakan arus kas dalam jangka pendek berdasarkan data faktur dan tagihan yang belum dibayar. Xero menggunakan data faktur (piutang usaha) dan tagihan (utang usaha) yang belum dibayar untuk memperkirakan saldo akhir kas dalam periode tertentu yaitu 7 atau 30 hari ke depan. 

• Mengambil keputusan yang lebih tepat terkait investasi atau pengurangan biaya.

Mengelola Pengeluaran Secara Efektif

Untuk menjaga cash flow tetap positif, bisnis harus bisa mengontrol pengeluaran. Xero accounting software membantu dengan:

• Tracking pengeluaran bisnis: Memantau semua biaya yang dikeluarkan dalam bisnis secara rinci.

  Ilustrasi 5.1: Laporan laba rugi membantu pengguna dalam menganalisis total pendapatan, biaya, dan laba bersih perusahaan dalam periode tertentu. Selain itu, Xero menyediakan fitur tracking categories, yang memungkinkan pengguna untuk membandingkan laporan laba rugi berdasarkan setiap departemen atau cost center.

• Approval workflow: Menyetujui atau menolak pengeluaran sebelum diproses.

  Ilustrasi 5.2: Integrasi Xero dengan ApprovalMax memungkinkan perusahaan untuk mengelola alur persetujuan pengeluaran secara lebih terstruktur dan transparan. Dengan sistem persetujuan ini, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi risiko kesalahan pembayaran, serta memastikan kepatuhan terhadap kebijakan keuangan internal.

• Laporan pengeluaran: Mengidentifikasi area dimana pengeluaran bisa dioptimalkan atau dikurangi.

  Ilustrasi 5.3: Dengan laporan budget variance maka pengguna dapat menganalisis perbedaan (variance) antara nilai yang dianggarkan dan yang benar-benar terjadi, sehingga membantu pengguna untuk mengidentifikasi area di mana pengeluaran bisa dioptimalkan atau dikurangi.

Baca Juga: Xero Recognized Among the World's Top 250 Fintech Companies in 2024

Kesimpulan

Manajemen cash flow yang baik adalah kunci agar bisnis tetap berjalan lancar dan berkembang. Dengan menggunakan Xero accounting software, Anda bisa lebih mudah mengelola pemasukan, mengurangi keterlambatan pembayaran, serta memantau kondisi keuangan secara real-time. Dengan strategi yang tepat, bisnis Anda bisa tetap cuan dan berkembang lebih pesat!

Ingin mengoptimalkan cash flow bisnis Anda dengan Xero? Hubungi tim Logiframe sekarang untuk konsultasi lebih lanjut