Bisnis yang ramai belum tentu punya kas yang cukup. Penjualan bisa naik, tetapi jika pelanggan membayar terlambat, stok menumpuk, dan tagihan pemasok jatuh tempo bersamaan, kas bisa habis di tengah bulan. Manajemen cash flow adalah cara memastikan uang masuk dan keluar terjadi pada waktu yang tepat, bukan hanya memastikan bisnis untung.
Artikel ini membahas strategi manajemen cash flow yang praktis dan bagaimana Xero membantu menjalankannya setiap hari.
Mulai dari angka kas yang benar
Semua strategi cash flow bergantung pada satu hal: saldo kas di pembukuan harus sama dengan saldo di rekening bank. Jika rekonsiliasi bank tertinggal beberapa bulan, Anda mengambil keputusan dari angka yang salah.
- Impor mutasi bank secara rutin, idealnya setiap hari atau setiap minggu, untuk semua rekening perusahaan.
- Rekonsiliasi setiap transaksi dengan invoice, tagihan, atau biaya yang sesuai. Di Xero, transaksi yang berulang bisa dicocokkan lebih cepat dengan aturan bank (bank rules).
- Selesaikan pos yang belum cocok sebelum akhir bulan, jangan dibiarkan menumpuk.
Strategi 1: Tagih lebih cepat
Piutang adalah uang Anda yang masih berada di rekening pelanggan. Beberapa kebiasaan yang paling berdampak:
- Kirim invoice di hari yang sama saat barang dikirim atau pekerjaan selesai. Invoice di Xero bisa dikirim langsung lewat email dengan tautan untuk melihat dan mengunduhnya.
- Aktifkan pengingat pembayaran otomatis di Xero untuk invoice yang mendekati atau melewati jatuh tempo.
- Tinjau laporan umur piutang (aged receivables) setiap minggu dan hubungi pelanggan yang mulai terlambat sebelum tunggakannya membesar.
- Minta uang muka untuk proyek besar atau pesanan khusus.
Strategi 2: Bayar tepat waktu, tidak lebih cepat
Membayar pemasok sebelum jatuh tempo tanpa alasan sama dengan memberi pinjaman gratis. Catat setiap tagihan pemasok di Xero begitu diterima, lengkap dengan tanggal jatuh temponya, lalu jadwalkan pembayaran pada satu atau dua hari tetap setiap minggu. Laporan umur utang (aged payables) menunjukkan berapa kas yang harus disiapkan minggu ini dan minggu depan.
Strategi 3: Lihat kas beberapa minggu ke depan
Laporan arus kas bulanan hanya melihat ke belakang. Untuk mengambil keputusan, Anda perlu tahu posisi kas beberapa minggu ke depan. Gabungkan invoice yang akan dibayar pelanggan, tagihan yang akan jatuh tempo, gaji, sewa, dan kewajiban pajak bulanan. Xero menyediakan tampilan arus kas jangka pendek yang menghitung posisi kas dari invoice dan tagihan yang sudah tercatat. Untuk proyeksi yang lebih panjang, banyak bisnis membuat proyeksi kas mingguan 13 minggu, seperti dijelaskan di 7 Strategi Ampuh untuk Memperbaiki Arus Kas Perusahaan.
Strategi 4: Kendalikan stok dan biaya tetap
Stok yang terlalu banyak adalah kas yang membeku di gudang. Pantau barang yang lambat terjual dan sesuaikan jumlah pembelian dengan penjualan yang sebenarnya. Untuk biaya, tinjau langganan, sewa, dan kontrak yang berjalan otomatis setiap bulan. Di Xero, tagihan berulang (repeating bills) membuat semua biaya tetap terlihat di satu tempat, sehingga mudah ditinjau.
Strategi 5: Siapkan dana cadangan
Pisahkan sebagian kas ke rekening cadangan untuk kebutuhan tak terduga dan kewajiban yang sudah pasti, seperti THR dan pembayaran pajak. Dengan proyeksi kas, Anda bisa melihat bulan-bulan yang biasanya berat dan menyiapkan dananya lebih awal.
Strategi 6: Baca laporan setiap bulan, bukan setahun sekali
Laba rugi, neraca, dan arus kas perlu dibaca bersama setiap bulan. Laba menunjukkan apakah bisnis menguntungkan, arus kas menunjukkan apakah bisnis bisa bertahan bulan depan. Panduan membaca laporan laba rugi ada di artikel Cara Mudah Membuat dan Menganalisa Laporan Laba Rugi.
Jika pembukuan belum rapi
Strategi di atas hanya bekerja jika pembukuan mutakhir dan rekening bank sudah direkonsiliasi. Jika itu belum terjadi, tim jasa pembukuan Logiframe dapat mengerjakan pembukuan bulanan Anda di Xero, termasuk rekonsiliasi bank, utang dan piutang, serta laporan keuangan setiap bulan.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa itu manajemen cash flow?
Manajemen cash flow adalah cara mengatur waktu uang masuk dan keluar agar bisnis selalu punya kas untuk membayar kewajibannya, bukan hanya memastikan bisnis untung.
Bagaimana Xero membantu manajemen cash flow?
Xero membantu dengan rekonsiliasi bank, pengingat pembayaran invoice otomatis, laporan umur piutang dan utang, tagihan berulang, dan tampilan arus kas jangka pendek dari invoice dan tagihan yang tercatat.
Seberapa sering laporan arus kas perlu dibaca?
Setiap bulan, bersama laporan laba rugi dan neraca. Untuk keputusan jangka pendek, proyeksi kas sebaiknya diperbarui setiap minggu.