Read this article in English: 7 Proven Strategies to Improve Company Cash Flow (Part 1)
Banyak perusahaan yang untung di atas kertas tetap kesulitan membayar gaji, pemasok, atau pajak tepat waktu. Penyebabnya hampir selalu sama: laba dan kas adalah dua hal yang berbeda. Penjualan sudah tercatat sebagai pendapatan, tetapi uangnya belum masuk ke rekening. Sementara itu, tagihan pemasok dan biaya operasional jalan terus.
Seri ini membahas tujuh strategi yang bisa langsung diterapkan untuk memperbaiki arus kas. Bagian 1 membahas tiga strategi pertama: melihat kas ke depan, mempercepat penagihan, dan mengatur jadwal pembayaran. Empat strategi berikutnya ada di Bagian 2.
Mengapa perusahaan yang untung bisa kekurangan kas
Laporan laba rugi mencatat pendapatan saat penjualan terjadi, bukan saat uang diterima. Jika pelanggan membayar 60 hari setelah invoice, perusahaan harus membiayai operasional selama dua bulan itu dari kas sendiri. Semakin cepat bisnis tumbuh, semakin besar kas yang tertahan di piutang dan persediaan.
Karena itu, pemilik usaha perlu membaca tiga laporan sekaligus: laba rugi, neraca, dan laporan arus kas. Laba menunjukkan apakah bisnis menguntungkan. Arus kas menunjukkan apakah bisnis bisa bertahan bulan depan.
Strategi 1: Buat proyeksi kas mingguan untuk 13 minggu ke depan
Laporan arus kas bulanan hanya melihat ke belakang. Untuk mengambil keputusan, Anda perlu melihat ke depan. Proyeksi kas 13 minggu (sekitar satu kuartal) adalah alat yang sederhana dan efektif:
- Mulai dari saldo kas hari ini di semua rekening bank perusahaan.
- Masukkan penerimaan yang diharapkan per minggu, berdasarkan tanggal jatuh tempo invoice dan kebiasaan bayar masing-masing pelanggan, bukan hanya tanggal di invoice.
- Masukkan pengeluaran yang sudah pasti: gaji, sewa, cicilan, tagihan pemasok, dan kewajiban pajak bulanan.
- Perbarui setiap minggu dan bandingkan proyeksi dengan realisasi. Selisih yang berulang menunjukkan asumsi yang perlu diperbaiki.
Dengan proyeksi ini, kekurangan kas terlihat beberapa minggu sebelum terjadi, sehingga masih ada waktu untuk menagih lebih cepat, menunda pembelian, atau mengatur pembiayaan.
Proyeksi hanya seakurat data di baliknya. Jika rekening bank belum direkonsiliasi dan invoice belum dicatat lengkap, angkanya tidak bisa dipercaya. Di Xero, bank feed dan rekonsiliasi harian membuat saldo kas dan daftar piutang selalu terkini, dan fitur proyeksi kas jangka pendek membantu melihat posisi kas beberapa minggu ke depan.
Strategi 2: Percepat penagihan piutang
Piutang adalah kas milik Anda yang masih berada di rekening pelanggan. Setiap hari keterlambatan berarti modal kerja yang tertahan. Beberapa langkah yang biasanya paling berdampak:
- Kirim invoice di hari yang sama saat barang dikirim atau pekerjaan selesai. Invoice yang terlambat dikirim akan terlambat dibayar.
- Tetapkan termin pembayaran secara tertulis sebelum pekerjaan dimulai, termasuk uang muka untuk proyek besar.
- Pastikan invoice lengkap dan benar: nomor PO pelanggan, rincian pekerjaan, rekening tujuan, dan dokumen pendukung. Invoice yang perlu direvisi akan masuk antrean dari awal.
- Kirim pengingat secara konsisten sebelum dan sesudah jatuh tempo. Di Xero, pengingat pembayaran bisa dikirim otomatis.
- Tinjau laporan umur piutang setiap minggu dan tindak lanjuti pelanggan yang mulai melewati jatuh tempo, sebelum tunggakan menumpuk.
Ukur hasilnya dengan rata-rata hari penagihan (days sales outstanding). Jika angka ini turun, kas yang sebelumnya tertahan kembali ke perusahaan tanpa perlu menambah penjualan.
Strategi 3: Atur jadwal pembayaran utang usaha
Membayar pemasok tepat waktu menjaga hubungan baik. Namun membayar terlalu awal tanpa alasan sama dengan memberikan pinjaman gratis. Tujuannya adalah membayar sesuai termin, tidak lebih cepat dan tidak terlambat:
- Catat semua tagihan pemasok begitu diterima, lengkap dengan tanggal jatuh tempo, agar tidak ada kewajiban yang tersembunyi.
- Jadwalkan pembayaran dalam satu atau dua hari tetap setiap minggu. Pembayaran yang terjadwal lebih mudah dikontrol dan disetujui.
- Negosiasikan termin yang seimbang dengan termin penagihan Anda. Jika pelanggan membayar dalam 45 hari, termin 7 hari ke pemasok akan selalu menekan kas.
- Manfaatkan diskon pembayaran cepat hanya jika nilainya lebih besar dari biaya kas yang dikeluarkan lebih awal.
Laporan umur utang dan daftar tagihan yang akan jatuh tempo memberi gambaran jelas berapa kas yang harus disiapkan setiap minggu, dan langsung menjadi bagian dari proyeksi 13 minggu di Strategi 1.
Selanjutnya di Bagian 2
Tiga strategi di atas membantu melihat dan mengatur pergerakan kas. Bagian 2 membahas empat strategi lainnya: mengendalikan persediaan, menekan biaya tetap, menyiapkan dana cadangan, dan memilih pembiayaan yang tepat.
Jika pembukuan Anda belum cukup rapi untuk membuat proyeksi kas yang bisa dipercaya, tim accounting outsourcing Logiframe dapat membantu merapikan pembukuan di Xero dan menyiapkan laporan bulanan untuk Anda.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa perbedaan laba dan arus kas?
Laba mencatat pendapatan saat penjualan terjadi, sedangkan arus kas mencatat uang yang benar-benar masuk dan keluar dari rekening. Perusahaan bisa untung tetapi kekurangan kas jika pelanggan membayar lama.
Seberapa sering proyeksi kas perlu diperbarui?
Proyeksi kas 13 minggu sebaiknya diperbarui setiap minggu dan dibandingkan dengan realisasi, agar asumsi penerimaan dan pengeluaran terus diperbaiki.
Bagaimana cara mempercepat pembayaran dari pelanggan?
Kirim invoice di hari yang sama, sepakati termin secara tertulis, pastikan invoice lengkap, kirim pengingat secara konsisten, dan tinjau umur piutang setiap minggu.