7 Strategi Ampuh untuk Memperbaiki Arus Kas Perusahaan (Bagian Ke-1)

Arus kas adalah nyawa bagi bisnis Anda. Dengan bisnis model yang baik dan kemampuan mengelola arus kas dengan tepat, bisnis Anda akan sukses besar. Namun meskipun model bisnis Anda baik, tapi tanpa dibarengi dengan manajemen arus kas yang baik juga, bisnis Anda akan hanya menjadi kenangan. Banyak pemilik usaha kecil dan menengah terlalu fokus pada laba. Padahal, laba saja tidak cukup untuk menjamin kesuksesan bisnis. Laba hanyalah angka yang menunjukkan pendapatan lebih besar daripada pengeluaran, bukan indikator utama keberhasilan.

Daftar isi:

1. Mengatur Arus Kas
2. Memahami Arus Kas
3. Cara Terbaik Mengelola Arus Kas
4. 7 Strategi Memperbaiki Arus Kas
5. Strategi Pricing (Penetapan Harga)
6. Strategi Payment Allocation (Alokasi Pembayaran)
7. Strategi Payroll (Penggajian)
8. Strategi Perbaikan Arus Kas Selanjutnya

Di sisi lain, arus kas adalah jumlah uang bersih yang mengalir masuk dan keluar dari usaha Anda. Untuk memastikan bisnis berjalan lancar, arus kas Anda harus cukup untuk menutupi semua biaya operasional termasuk gaji karyawan, pembayaran untuk diri sendiri, dan investasi untuk pertumbuhan di masa depan. Dengan manajemen arus kas yang tepat, bisnis Anda tidak hanya bertahan tetapi juga bisa berkembang pesat!

Terdapat 3 aktivitas yang menghasilkan sumber arus kas:

• Aktivitas Operasional
• Aktivitas Investasi
• Aktivitas Pendanaan

Apabila Anda ingin memahami cara kerja arus kas, Anda harus mulai dari mencatat seluruh kas masuk dan kas keluar dari usaha Anda. Tahukah Anda, banyak pemilik usaha yang sering mengalami hal seperti ini:

“Kami untung, tapi kenapa tidak ada uang di bank?”

Banyak pemilik bisnis – baik yang menghasilkan Rp 1 Milyar atau Rp 50 Milyar – bergelut dengan makna laba vs kas.

Memahami perbedaannya sangatlah penting untuk mengerti bagaimana arus kas bekerja, dan bagaimana menjadi seorang ahli dalam mengaturnya.

Baca Juga: Xero, Accounting Software Terbaik untuk Bisnis Anda

Mengatur Arus Kas

Bagi banyak pemilik bisnis, termasuk mungkin Anda, salah satu penghambat utama kesuksesan usaha adalah cara mereka berpikir tentang uang. Cobalah bertanya pada diri sendiri, apakah pikiran Anda mengenai uang dipenuhi rasa takut akan kekurangan, ataukah optimisme untuk meraih kelimpahan? Pola pikir ini sangat penting karena orang yang dipenuhi rasa takut cenderung menghindari masalah dan risiko, yang akhirnya membuat mereka tidak siap saat harus menghadapinya. Sebaliknya, pengusaha sukses selalu siap menghadapi masalah keuangan sejak awal. Mereka terbuka dengan klien, pemasok, dan mitra tentang pembayaran sebelum mengambil langkah lebih lanjut. Pola pikir seperti inilah yang perlu dimiliki untuk sukses dalam mengelola arus kas.

“Ketika Anda mengganti mindset dari rasa takut terhadap kekurangan menjadi optimis untuk mencapai berkelimpahan, Anda akan merasa lebih mudah dan percaya diri untuk memulai percakapan dengan para stakeholder.”

Selain itu, Anda juga harus bisa menilai apakah Anda merupakan seorang pemboros atau penghemat. Seorang pemboros tidak dapat menyimpan uang di bank, dia akan selalu membelanjakan kas yang masuk. Jika Anda seorang pemboros, maka Anda dapat menggunakan 24 jurus yang dibahas di sini, tapi tidak akan mampu menghilangkan masalah arus kas bila uang yang Anda keluarkan selalu lebih cepat daripada masuknya.

“Kami selalu berfokus pada laporan laba rugi. Namun arus kas bukanlah topik yang sering dibahas. Ini seperti kami sedang mengemudi tapi hanya melihat speedometer, padahal sebenarnya kami sedang kehabisan bahan bakar.” – Michael Dell (Pendiri & CEO Dell Technologies).

Memahami Arus Kas

Mari kita mulai dengan memahami perbedaan antara laba dan kas. Laba adalah apa yang terlihat di pojok kanan bawah laporan laba rugi Anda. Ini menunjukkan apakah hasil dari barang atau jasa yang Anda jual lebih besar daripada harga pokok penjualan dan biaya yang Anda keluarkan.

Arus kas berfokus pada saat perusahaan Anda menerima pembayaran dan membayar. Arus kas operasional adalah uang yang dihasilkan dari aktivitas operasional perusahaan. Sebuah bisnis yang sukses memiliki arus kas operasional positif yang lebih besar dari labanya.

Arus kas bebas (Free Cash Flow) menunjukkan jumlah kas yang dihasilkan bisnis Anda dan dikurangi dengan pengeluaran.

Arus kas bebas digunakan untuk:

Sedangkan, tujuan bisnis Anda adalah:

Arus kas perusahaan yaitu waktu saat uang masuk dan keluar. Seringkali berbeda dengan saat perusahaan menghasilkan pendapatan atau membayar biaya. Hal yang perlu diperhatikan adalah meskipun bisnis Anda menghasilkan laba, arus kas bisa saja negatif. Mengapa demikian? Karena meskipun laba tercatat, jika uang yang diterima lebih sedikit atau sama dengan yang dikeluarkan, maka perusahaan akan mengurangi persediaan kas. Dalam jangka panjang, hal ini dapat berdampak negatif pada kemampuan perusahaan untuk membayar tagihan, yang akhirnya mempengaruhi kelancaran operasionalnya.

Laba tidak sama dengan kas bila Anda:

Cara Terbaik Mengelola Arus Kas

Berbagai alasan terjadinya arus kas negatif selalu bisa ditemukan dari laporan pendapatan dan penggunaan kas. Misalnya, laporan pendapatan dan penggunaan kas akan menunjukkan penambahan piutang karena membukukan penjualan di saat belum menerima uang atau, bisa jadi Anda menggunakan kas untuk membayar hutang, seperti membayar tagihan kartu kredit.

“Kas tanpa laba berarti Anda memperoleh kas yang bukan dari hasil operasional, tetapi dari keran hutang atau menjual aset.”

Sebaliknya, Anda mungkin menerima uang muka pembayaran dari klien dan dibayar sebelum Anda membukukan biaya. Kami akan menunjukkan kepada Anda bagaimana menggunakan klien sebagai sumber pembiayaan dan bukan sebaliknya (hal ini terjadi bila anda menyediakan jasa dahulu dan menagih kemudian). Beberapa pemilik bisnis yakin mereka dapat keluar dari masalah arus kas. Saat mereka mencobanya, mereka sering membuat keputusan operasional buruk – hanya untuk mendapatkan uang – seperti menerima pesanan:

Ada beberapa metode pamungkas untuk memperbaiki arus kas Anda. Dalam panduan ini, akan dibuka bagaimana:

Kami akan menunjukkan dampak dari menerima uang hanya dari klien “baik”, serta bagaimana Anda dapat mengadopsi kebijakan penagihan bijak dan tepat waktu yang meminimalisir waktu antara pemenuhan barang atau jasa dan penerimaan pembayarannya.

Dengan membuat keputusan lebih baik dan strategis dalam menjalankan bisnis, Anda akan memperbaiki arus kas.

Tips Praktis:

“Apabila Anda dapat mempersempit waktu antara saat Anda membayar seseorang dan saat Anda menerima pembayaran, hal ini berdampak positif terhadap arus kas.”

Bagaimana cara Anda menghindar dari masalah arus kas sangat parah yang menyebabkan Anda kesulitan membayar gaji?

Jawabannya adalah dengan memiliki:

7 Strategi Memperbaiki Arus Kas

Selanjutnya, kami akan mengungkap 7 strategi dan 24 jurus pengelolaan arus kas. Kami mengungkap 24 jurus instan perbaikan arus kas dalam 7 strategi berikut:

Dalam bagian ke-1 ini, akan dibahas strategi ke-1 hingga ke-3. Di bagian ke-2, akan dibahas strategi ke-4 hingga ke-7.

Baca Juga: Manajemen Aset: Definisi, Tujuan, dan Tips

Strategi Pricing (Penetapan Harga)

#1 - Hitung Gross Profit Margin (Margin Keuntungan Kotor)

Gross profit margin adalah keuntungan kotor yang dihitung sebagai persentase dari pendapatan Anda. Memahami gross profit margin dengan baik sangat penting agar Anda tahu kapan sebaiknya menaikkan harga dan untuk produk atau jasa mana. Menaikkan harga pada waktu yang tepat dan untuk produk yang tepat adalah salah satu cara terbaik untuk mengelola arus kas. Hal ini akan berdampak positif pada perbaikan gross profit margin Anda, yang merupakan indikator terbaik untuk melacak keuntungan dari klien atau pekerjaan. Persentase gross profit margin dihitung sebagai berikut:

Contoh: (2.000.000/4.000.000) x 100% = 50%

Melacak gross profit margin setiap bulan dan membandingkannya dengan target yang ingin dicapai memberikan Anda indikator awal atas problem arus kas. Perubahan di gross profit margin memberikan gambaran masalah sesungguhnya dalam pekerjaan, klien atau perusahaan. Gross profit margin memberikan wawasan dalam tentang:

#2 - Buat Job Costing (Biaya Pekerjaan)   

Metode terbaik untuk memonitor gross profit (keuntungan kotor) dan persentase (%) adalah membuat job costing. Sebuah job costing yang dirancang baik akan mampu melacak biaya sesungguhnya dalam pengadaan produk atau jasa, agar Anda bisa menetapkan harga yang mendorong tercapainya target gross profit margin sekaligus memperbaiki arus kas. Jika Anda menghasilkan uang dari waktu yang diberikan tim, Anda harus mengimplementasikan sistem time tracking untuk mengetahui bila Anda mengalokasikan biaya yang tepat untuk waktu yang dihabiskan dalam pekerjaan.

“Manfaat terbesar dari job costing adalah mengetahui bahwa Anda dibayar penuh untuk seluruh nilai pekerjaan yang dipenuhi.”

#3 - Mengetahui Harga Pokok Penjualan (HPP) / Cost of Goods Sold (COGS)

Harga pokok penjualan (HPP) adalah angka penting untuk membantu penetapan harga karena dipakai untuk menghitung gross profit dalam sebuah pekerjaan. Mengetahui HPP sangat membantu saat membuat proposal serta memformulasi penawaran harga agar dapat memenuhi target persentase gross profit. Anda dapat menutup seluruh biaya dan meminta pembayaran untuk seluruh nilai pekerjaan yang dipenuhi bila Anda tahu dan dapat menjelaskan seluruh usaha yang dilakukan untuk memenuhi pekerjaan yang diminta. Komponen pembentuk HPP adalah:

• Inventaris Terpakai (Stok Awal + Pembelian - Stok Akhir)
• Biaya Produksi (Biaya Gaji Karyawan Produksi dan Biaya Produksi Terkait)

#4 - Bereksperimen Dengan Pricing Model

Penyebab nomor 1 gagalnya bisnis adalah ketidakmampuan untuk menetapkan harga yang tepat. Menentukan harga dan margin yang dihasilkan secara tepat adalah kunci untuk memaksimalkan arus kas. Anda harus fokus untuk mengoptimasi pricing model, karena ini memberikan dampak terbesar pada arus kas. Pertimbangkan pricing model yang cocok untuk bisnis Anda:

Anda harus menetapkan harga yang bisa menutupi biaya produksi, seluruh biaya lainnya serta dapat memberikan laba. Jadi, bagaimana Anda mengoptimasi pricing model untuk menaikkan tingkat keuntungan? Anda harus melihat laporan manajemen dan datanya.

Laporan manajemen membantu untuk memecahkan apakah Anda sudah menetapkan harga yang tepat untuk sebuah pekerjaan. Selain itu, laporan manajemen membantu Anda untuk benar-benar mengerti siapakah klien yang paling menguntungkan & apa yang membuat mereka menguntungkan.

Strategi Payment Allocation (Alokasi Pembayaran)

#5 - Lunasi Hutang Berbunga Tertinggi

Membayar hutang yang berbunga tinggi dengan cepat akan memperbaiki arus kas Anda. Apabila Anda memiliki hutang kartu kredit, selalu bayar penuh setiap bulan. Gunakanlah berapapun persediaan uang yang ada. Tarif bunga kartu kredit sebesar 20% akan membebani pengeluaran Anda setiap bulan. Semakin besar beban bunga, semakin sulit keluar dari masalah arus kas.

“Bayarlah hutang kartu kredit Anda segera saat kas tersedia.”

Bila Anda memiliki hutang kartu kredit berbunga tinggi, gunakan fasilitas kredit rekening koran Anda (bila ada). Kredit rekening koran hanya akan membebankan bunga untuk hitungan hari saat digunakan. Jadi bila di tengah-tengah Anda menerima pembayaran dari klien, Anda dapat membayar langsung untuk mengurangi beban bunga.

#6 - Audit Pengeluaran Biaya

Bila Anda dapat memotong biaya sebesar 10%, dampak terhadap laba Anda akan eksponensial. Dan lagi, akan lebih mudah dilakukan dibandingkan menaikkan penjualan. Di mana Anda dapat memotong pengeluaran untuk menambah keuntungan tanpa mengorbankan produktivitas?

Lihatlah seluruh biaya Anda, baris demi baris, untuk mengerti apakah Anda benar-benar butuh mengeluarkan setiap biaya tersebut. Lakukan analisa relasi setiap biaya dalam kontribusi untuk penjualan baru atau mempertahankan klien. Perhatikan biaya Anda, Anda tidak mau ini bertumbuh terkecuali tidak terelakkan sama sekali.

“Lihatlah seluruh biaya Anda, baris demi baris, untuk mengerti apakah Anda benar-benar butuh untuk mengeluarkan setiap biaya tersebut.”

#7 - Terapkan Pembayaran Hanya Sesudah Jatuh Tempo 

Pastikan personel yang membayar tagihan tidak memiliki kebiasaan “mau cepat beres.” Anda harus membayar tagihan hanya pada saat jatuh tempo dan tidak lebih cepat. Apabila ada diskon, pastikan memakai semua yang ditawarkan. Menarik pembayaran hutang hingga jatuh tempo bisa memperbaiki arus kas dalam jangka panjang.

Baca Juga: Pembukuan Akuntansi Lebih Mudah dengan Bantuan Outsourcing Profesional

Strategi Payroll (Penggajian)

#8 - Bayar Gaji 2 Minggu Sesudah Cut Off Date

Buatlah dua minggu masa tunggu antara seseorang menyelesaikan periode kerja & saat Anda membayar. Pengaturan masa tunggu di pembayaran gaji menopang dua tujuan:

Bagi sebagian besar bisnis, gaji adalah biaya terbesar, bisa mencapai 70% atau bahkan lebih dari pengeluaran. Praktek terbaik mengelola arus kas dalam pembayaran adalah soal pengaturan waktu pembayaran. Tujuannya adalah membayar gaji sesudah Anda dibayar oleh klien Anda – atau paling tidak mengurangi waktu antara saat Anda membayar gaji dan saat Anda dibayar oleh klien.

Baca Juga: Pentingnya Uji Kelayakan Untuk Melihat Performa Keuangan Sebuah Bisnis

#9 - Gunakan Metode Penggajian Tengah Bulanan Bukan Dua Mingguan

Perbedaan antara pembayaran gaji tengah bulan dan dua mingguan terletak pada frekuensinya. Pembayaran dua mingguan mengharuskan ada tiga kali pembayaran dalam satu bulan, yang bagi banyak bisnis dapat mengganggu arus kas karena harus menghitung gaji lebih sering. Sebaliknya, pembayaran gaji pertengahan bulan memungkinkan gaji yang lebih konsisten selama 12 bulan dalam setahun.

Jika Anda menerapkan pembayaran gaji dua mingguan, laporan rugi laba Anda bisa menjadi tidak akurat. Praktik ini meningkatkan pengeluaran dalam dua bulan dengan tiga kali pembayaran, sehingga membuat laba terlihat lebih rendah dari yang sebenarnya. Di sisi lain, hal ini juga menyebabkan laba terlihat lebih tinggi dalam 10 bulan berikutnya. Akibatnya, laporan keuangan Anda menjadi tidak mencerminkan kondisi keuangan yang sebenarnya setiap bulannya.

Strategi Perbaikan Arus Kas Selanjutnya

Saat ini, Anda telah mempelajari 3 dari 7 strategi perbaikan arus kas beserta 9 jurus pamungkasnya. Jika diterapkan dengan benar, strategi-strategi ini akan meningkatkan arus kas bisnis Anda secara signifikan. Sekarang, saatnya Anda mengimplementasikannya!

Untuk mengetahui 4 strategi tambahan dan 15 jurus berikutnya, silakan klik link di bawah ini…

7 Strategi Ampuh untuk Memperbaiki Arus Kas Perusahaan (Bagian Ke-2)