Setiap perusahaan perlu melakukan audit internal keuangan secara periodik. Bila Anda seorang pengusaha, Anda pun harus melakukannya.
Tujuan utama audit internal untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan uang dalam perusahaan Anda.
Bila Anda masih ingat krisis keuangan global tahun 2008 yang bermula di Amerika Serikat, salah satu perusahaan yang bangkrut adalah Lehman Brothers. Perusahaan keuangan keempat terbesar di Amerika itu berdiri pada tahun 1850.
Penyebab bangkrutnya perusahaan ini adalah dilanggarnya kebijakan internal penggunaan keuangan. Salah satu pelanggaran keuangan yang ditemukan adalah para eksekutif perusahaan memperoleh gaji yang tinggi di saat perusahaan mengalami permasalahan.
Lebih daripada itu, terjadi manipulasi angka-angka dalam laporan keuangan yang ilegal, tidak etis dan sangat tidak profesional.
Hal ini terjadi karena dilanggarnya proses audit internal.
Selain menemukan pelanggaran, banyak alasan penting lain dilakukannya audit internal yang mungkin belum Anda ketahui.
Sebelum saya bahas satu per satu, mari kita bicarakan dulu aspek lain dari audit internal.
Apa Itu Audit Internal Keuangan?
Audit internal keuangan adalah pemeriksaan dan evaluasi laporan keuangan untuk memastikan data keuangan yang ditunjukkan benar serta akurat berdasarkan catatan transaksi yang diakui.
Fokus utama audit internal adalah pemeriksaan untuk kebenaran seluruh laporan pemasukan dan pengeluaran sehingga Anda sebagai pemilik bisnis dan pihak perpajakan mengetahui kondisi finansial usaha tersebut.
Laporan yang dihasilkan kemudian diinformasikan kepada:
Anggota direksi
Para manajer
Pemangku kepentingan lainnya
Selanjutnya, laporan tersebut akan diperiksa untuk keakuratan data serta penilaian efektivitas sistem keuangan internal yang sedang berjalan.
Frekuensi audit internal bergantung dari setiap perusahaan, namun disarankan untuk dilakukan paling lambat setiap bulan.
Tujuan utamanya yaitu untuk deteksi dan koreksi dini kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi.
Mengapa Audit Internal Penting?
4 alasan penting dilakukannya audit internal:
Memastikan informasi yang diberikan benar serta mengikuti ketentuan standar akuntansi.
Memastikan seluruh ketentuan hukum dan pajak dipatuhi untuk mencegah dilakukannya pemeriksaan dari Kantor Pajak atau pihak berwenang lainnya, yang dapat timbul bila ditemukan indikasi kecurangan atau kesalahan informasi yang disampaikan kepada investor atau publik.
Informasi kepada Anda sebagai pemilik usaha tentang bagaimana berjalannya bisnis mereka dan bagaimana meningkatkannya.
Pengetahuan soal kekuatan dan kelemahan keuangan perusahaan Anda.
Siapa yang Melakukan Audit Internal?
Audit internal dapat dilakukan sendiri oleh Anda sebagai pemilik usaha bila usaha Anda masih kecil dan masih bisa menyisihkan waktu.
Bila usaha Anda sudah besar, pelaksanaan audit internal harus Anda delegasikan kepada departemen audit internal yang berasal dari dalam perusahaan sendiri.
Departemen audit bertanggung jawab untuk:
Memantau prosedur dan akurasi penyimpanan data dan fungsi akuntansi dalam perusahaan secara detail.
Membuat dan mengimplementasikan prosedur audit internal.
Mengontrol serta memantau seluruh area bisnis yang menyebabkan terjadinya transaksi dan pencatatan keuangan.
Mengkoreksi segala kekurangan yang dibuat oleh pelaksana dan pencatat operasional keuangan.
Di samping itu, audit dapat juga dilaksanakan pihak luar yaitu Kantor Akuntan Publik (KAP) untuk semakin memberi kepercayaan dan memperkuat independensi dari hasil laporan audit.
Apa Saja Persiapan untuk Audit Internal?
1. Persiapkan seluruh data transaksi - dokumen fisik dan elektronik
Pastikan usaha Anda memiliki data cukup untuk audit internal.
Data yang dibutuhkan adalah dokumen kertas dan sumber data elektronik yang mencatat transaksi bisnis. Data ini diperlukan sebagai jejak rekam untuk melacak angka-angka dari jurnal buku besar terhadap transaksi yang terjadi di lapangan.
Selanjutnya, data lengkap terdokumentasi akan memberikan gambaran menyeluruh kronologis langkah-langkah yang sudah diambil saat memulai dan mengakhiri transaksi.
Setiap transaksi harus memiliki dokumen pendukung dengan penjelasan relevan.
Coba perhatikan, apakah praktek akuntansi yang sedang berjalan beserta bukti yang tersedia memungkinkan Anda untuk menelusuri proses transaksi keuangan secara tuntas?
Bila tidak, proses akuntansi Anda harus diperkuat untuk menciptakan audit internal akuntansi yang cukup.
Sebagai contoh, bila Anda membeli barang dari pemasok, temukan bukti yang berkenaan dengan transaksi (seperti nota), temukan transaksi dalam akun yang seharusnya (seperti akun biaya atau akun hutang), dan identifikasi jenis transaksinya (pembelian barang dari pemasok).
Contoh kedua, bila Anda menghabiskan Rp 1.000.000,- untuk biaya perjalanan bertemu dengan seorang klien baru di luar kota.
Pencatatan yang dilakukan bukan cuma mengenai transaksi perjalanannya, namun juga tujuannya yaitu mendapatkan klien baru.
Gunakan software akuntansi untuk menciptakan jejak audit akuntansi elektronik dalam bisnis Anda.
Dengan menggunakan software akuntansi untuk mencatat aktivitas keuangan usaha, memungkinkan Anda untuk menyimpan dan menganalisa data keuangan dengan mudah.
2. Tinjau ulang ketentuan penyimpanan dokumen yang ada
Segera tinjau ulang ketentuan penyimpanan dokumen Anda.
Seluruh informasi keuangan Anda harus disimpan dengan aman, terorganisir dan mudah dicari.
Seluruh informasi relevan, seperti rekening koran bank, giro atau cek yang dibatalkan dan struk belanja tunai harus disimpan hingga periode pelaporan.
Memiliki informasi yang tersimpan dan kapanpun mudah diakses akan membantu Anda menyelesaikan persoalan atau perbedaan yang muncul.
3. Pelajari alur perjalanan dokumen hingga ke bagian keuangan
Coba Anda telusuri sejenak alur dokumen dari awal hingga sampai ke tangan personel keuangan.
Langkah pertama dalam melakukan audit internal keuangan dalam bisnis Anda adalah mengumpulkan dokumen finansial seperti nota, tanda terima, struk, kuitansi, rekening bank, lalu menyerahkan ke akuntan atau bagian keuangan untuk diproses.
Bila proses ini lambat atau tidak dapat dipercaya, maka data keuangan Anda akan berantakan dan tidak dapat dipercayai keakuratannya.
Bila Anda bekerja untuk diri sendiri, audit internal menjadi mudah karena tugas Anda hanya memastikan Anda sudah menerima data transaksi keuangan lalu memproses dengan cepat serta teratur untuk memastikan data sudah terkini.
4. Ciptakan sistem monitor untuk kontrol keuangan internal perusahaan
Kontrol keuangan internal adalah praktek yang memproteksi penipuan, pencurian dan persoalan internal akuntansi lainnya.
Ini adalah prosedur yang dipakai bisnis untuk memastikan aset Anda aman dan informasi Anda akurat.
Beberapa sistem monitor yang dapat Anda pakai:
Pisahkan tugas akuntansi sesuai porsinya masing-masing. Misalnya, jangan perbolehkan orang yang sama menangani kas serta pembukuan, karena hal ini memudahkan terjadinya penyalahgunaan.
Brankas harus selalu terkunci bila tidak digunakan.
Software perusahaan dan komputer perusahaan selalu terproteksi password.
Gunakan kamera CCTV untuk memonitor kontrol keuangan internal di usaha retail.
Lakukan rekonsiliasi akun secara teratur seperti rekonsiliasi rekening bank dengan buku giro atau cek, untuk memastikan data keuangan.
Berikan nomor pada dokumen untuk mencegah duplikasi.
5. Perhatikan hukum akuntansi dan pajak yang harus dipatuhi bisnis Anda
Untuk kebutuhan pajak, secara hukum Anda diminta untuk menyimpan lengkap seluruh dokumen keuangan.
Menyiapkan dokumen keuangan sesuai dengan ketentuan hukum akan mempermudah audit dari kantor pajak bila terjadi.
Ikuti ketentuan hukum pajak seperti menyimpan data akuntansi minimal selama 5 tahun. Dengan ini, Anda sudah memiliki proses untuk merespon kantor pajak atau pihak luar lainnya.
Untuk menemukan hukum apa yang berkenaan dengan usaha Anda, carilah informasi dari konsultan pajak resmi.
Bagaimana melakukan Audit?
1. Gunakan praktek audit yang diterima dalam industri tersebut
Praktek audit yang benar harus membantu Anda sebagai panduan awal untuk menjalankan audit internal akuntansi.
Hal ini bisa dilakukan sesudah berkonsultasi dengan konsultan pajak atau akuntan publik.
Hasil yang didapat kemungkinan besar sejalan dengan ketentuan Standar Akuntansi Keuangan (SAK) yang berlaku.
Standar Perikatan Audit (SPA) adalah standar audit yang paling umum dipakai untuk mengaudit perusahaan swasta. Pelajari kebijakan SPA saat menjalankan audit internal Anda.
SPA adalah ketentuan dan standar dasar yang dipakai saat melakukan audit.
Walaupun pedoman ini biasanya dipakai auditor profesional, mempelajari prinsip-prinsipnya akan memberikan panduan berharga untuk melakukan audit internal di perusahaan Anda.
2. Periksa silang setiap bagian dari sistem akuntansi Anda
Tinjau ulang setiap aspek di mana informasi akuntansi Anda dimasukkan, termasuk jurnal, buku besar dan saldo setiap akun.
Saldo akun harus diperiksa berkala, daripada hanya sebelum menyiapkan trial balance (neraca saldo) di akhir periode akuntansi.
Pastikan setiap data input terkait, tepat dengan elemen sistem akuntansi Anda sehingga setiap kesalahan segera diperbaiki. Contohnya, pembelian tunai barang menyebabkan jurnal debit di akun inventaris karena bertambahnya inventaris dan jurnal kredit di akun kas karena berkurangnya uang tunai.
Gunakan catatan akuntansi Anda untuk memeriksa harga pokok penjualan, laba kotor dan biaya.
Bila Anda memiliki banyak transaksi, Anda bisa mengambil sampling dan memeriksa transaksinya, daripada harus memeriksa seluruh transaksi yang ada.
3. Bandingkan catatan akuntansi internal dengan eksternal
Periksa kebenaran pembukuan Anda dengan membandingkan catatan fisik eksternal.
Contohnya, Anda dapat membandingkan nota pembelian pemasok Anda dengan catatan pembelian di pembukuan Anda.
Perhatikan bahwa persoalan yang timbul karena proses ini mungkin karena kesalahan pihak luar, seperti kesalahan perhitungan oleh pemasok atau pelanggan.
Bila Anda menemukan kesalahan apapun, sangatlah penting untuk mengoreksi kesalahan.
Kesalahan apapun dari pihak luar harus segera dikoreksi dengan menghubungi pihak terkait. Selanjutnya, sangatlah penting untuk mendokumentasikan kesalahan tersebut lalu menanyakan pada diri sendiri, mengapa kesalahan itu terjadi dan siapa yang bertanggungjawab.
Apakah ini kesalahan pertama kali atau apakah ada masalah dengan ketentuan atau prosedur dasar? Dari sini, Anda dapat berfokus untuk memastikan kesalahan tersebut tidak diulang.
Bila Anda memiliki produk fisik atau menggunakan peralatan, Anda harus melakukan juga audit internal dengan cek fisik di lapangan. Contohnya, inventaris atau peralatan harus dihitung dan diinspeksi secara visual.
4. Buatlah laporan audit internal
Buatlah daftar temuan menjadi ringkasan audit internal.
Laporan audit internal hanyalah dokumen yang merangkum temuan pemeriksaan Anda.
Laporan itu akan menginformasikan masalah yang Anda temukan, perbaikan yang dilakukan dan area yang sudah berjalan dengan baik.
Oleh karena ini adalah audit internal, tidak dibutuhkan dokumen formal.
Dokumen ini hanya berfungsi sebagai referensi atau dapat ditunjukkan ke pihak perpajakan bila usaha Anda diperiksa.
Pentingnya Audit Internal untuk Menghindari Potensi Masalah di Masa Depan
Sekarang Anda sudah memahami betul pentingnya melakukan audit internal di perusahaan.
Tanpa adanya audit internal secara berkala, Anda bisa bayangkan resiko besar yang Anda tanggung dalam perusahaan.
Secara garis besar, 3 potensi masalah yang mungkin timbul bila tidak dilakukan audit internal:
Penyalahgunaan keuangan
Masalah perpajakan
Tidak jelasnya kondisi kesehatan perusahaan
Dengan mengetahui resiko ini, sudah seharusnya Anda bertindak untuk memulai merencanakan audit internal dalam perusahaan Anda.