Cara Mengatur Keuangan Perusahaan? Ini Kuncinya!

Jika Anda sedang membangun sebuah bisnis, tentu Anda menyadari bahwa cara mengatur keuangan perusahaan merupakan hal terpenting dalam menentukan suksesnya sebuah bisnis. 

Daftar isi:

1. Papan Skor Laba
2. Pengelolaan Key Performance Indicator
3. Sistem Program Akuntansi
4. Perbaikan Arus Kas
5. Team Building
6. Productivity Metric
7. Anggaran
8. Klien Tepat
9. Target Finansial Bisnis
10. Memperbaiki Cara Mengatur Keuangan Usaha Anda

Untuk membantu Anda dalam membuat keputusan-keputusan yang tepat mengenai cara mengatur keuangan perusahaan, berikut adalah 9 faktor penting yang perlu Anda pelajari untuk menghindari kas negatif & gagalnya seluruh sistem operasional.

Papan Skor Laba

Cobalah bertanya ke anggota tim inti manajemen tentang indikator dan pendorong utama pertumbuhan bisnis perusahaan Anda. Kira-kira apa jawaban mereka?Apakah jawaban mereka papan skor? Apakah Anda setuju?

Lalu bagaimana pemantauan skor tersebut bisa mempengaruhi cara pengaturan keuangan perusahaan? Apakah Anda mempunyai akses untuk memantau angka-angka tersebut, dan seberapa sering Anda memantaunya?

Setiap perusahaan harus memiliki 4 papan skor atau scorecard utama:

Masing-masing papan skor perlu dipantau setiap kuartal untuk mendapatkan data mengenai:

Selanjutnya, hasil yang diperoleh perlu dianalisis untuk pengembangan di periode berikutnya. Siklus ini akan terus berulang: analisis, keputusan, tindakan, hingga hasil. Pemantauan papan skor laba membantu Anda melihat tren serta melakukan antisipasi untuk masa depan. Jika tren menunjukkan peningkatan, Anda dapat mengalokasikan dana ke pos yang membutuhkan. Sebaliknya, jika terjadi penurunan, penting untuk segera memperketat pengeluaran agar keuangan perusahaan tetap sehat.

Baca Juga: Internal Audit: Hal-Hal yang Harus Anda Ketahui Sebelum Melakukannya

Pengelolaan Key Performance Indicator

Faktor kedua adalah bagaimana Anda mengelola KPI. Sebelum membahasnya lebih jauh, ada baiknya Anda memastikan: Apakah selama ini Anda mempunyai KPI yang bisa digunakan untuk membuat keputusan? Apakah Anda mendapatkan laporan keuangan & laporan manajemen?

Apabila Anda hanya mendapatkan laporan keuangan dan tidak mendapatkan laporan manajemen, sudah saatnya Anda mengetahui pentingnya kegunaan laporan manajemen yang bisa meningkatkan kinerja & keuntungan perusahaan.

Ada 2 jenis KPI untuk laporan manajemen, berdasarkan pada apa yang Anda jual. Perusahaan yang menjual barang akan memfokuskan KPI pada:

Sementara, perusahaan yang menjual jasa akan memfokuskan KPI pada:

Laporan Manajemen akan sangat memberikan manfaat bagi Anda dalam mengetahui gambaran spesifik dari kondisi perusahaan. Akan tetapi, pastikanlah bahwa laporan tersebut bisa Anda tindaklanjuti sebagai pertimbangan dalam pengambilan keputusan bisnis berikutnya, termasuk bagaimana cara mengatur keuangan perusahaan yang tepat.

Sayangnya, banyak pelaku bisnis yang belum menyadari pentingnya laporan manajemen karena pertimbangan faktor biaya dan keterbatasan waktu. Hal yang harus diperhatikan adalah jika Anda tidak menganalisis laporan manajemen setiap bulannya, Anda akan kehilangan kesempatan untuk berkembang dan menghindari menjalankan program berbiaya tinggi yang tidak memberikan imbal balik investasi (ROI – Return On Investment).

Baca Juga: Xero, Accounting Software Terbaik untuk Bisnis Anda

Sistem Program Akuntansi

Apakah Anda memiliki program akutansi yang terkomputerisasi? Dengan membangun program akutansi yang lebih modern, Anda dapat memastikan penerimaan data yang lebih relevan, lebih cepat, dan lebih sedikit kemungkinan kesalahan dibandingkan dengan proses manual.

Selain itu, laporan yang Anda dapatkan juga akan lebih bermanfaat, akurat, dan tepat waktu dengan biaya yang lebih rendah. Hal ini merupakan keunggulan utama yang tidak dimiliki bisnis skala kecil di masa lalu, dan bisa Anda manfaatkan sekarang untuk menganalisis cara mengatur keuangan perusahaan yang sesuai untuk bisnis Anda.

Apabila anda memerlukan sistem yang bisa di-customized dan lebih terintegrasi antara akuntansi dan proses bisnis lainnya, maka anda dapat menggunakan ERP (Enterprise Resource Planning).

Perbaikan Arus Kas

Apa itu arus kas? Sebelum melakukan analisis untuk menemukan cara mengatur keuangan perusahaan, Anda harus memahami terlebih dahulu hubungan antara arus kas dan keuntungan perusahaan. Dengan memahami arus kas, Anda bisa mengetahui kemana uang Anda mengalir. Meski bagi sebagian pebisnis arus kas dan keuntungan dapat menunjukkan hal berbeda, namun pengelolaan arus kas adalah bagian integral untuk kesuksesan dan kesehatan keuangan perusahaan.

Untuk lebih memahaminya, perhatikan perbandingan di bawah ini:

Uang perusahaan Anda terletak di aset seperti:

Di lain sisi, Anda menggunakan uang untuk membayar hutang seperti:

Arus kas dapat membantu Anda dalam membuat keputusan dalam menentukan kapan saatnya berinvestasi atau menunda investasi, apakah menunda mengeluarkan uang atau saatnya membelanjakan uang.

Dengan demikian, perbaikilah arus kas perusahaan dengan berbagai strategi pengelolaan, karena menghasilkan keuntungan saja tidak cukup untuk menjamin kesuksesan dan pertumbuhan perusahaan dalam jangka panjang.

Baca Juga: Manajemen Aset: Definisi, Tujuan, dan Tips

Team Building

Merupakan hal yang penting untuk terus mengevaluasi produktivitas dari sumber daya manusia Anda, dan memberikan pemahaman yang sama tentang strategi bisnis yang ingin Anda jalankan, termasuk:

Ketika Anda dan tim memiliki pemikiran serta visi yang sama, maka akan timbul keterlibatan dari semua anggota sehingga mendorong produktivitas dan tentunya keuntungan perusahaan.

Di samping itu, hal terpenting yang harus Anda perhatikan adalah bagaimana membuat tim Anda tetap bahagia dengan menghargai kinerja mereka. Jika Anda menghargai tim sebagai sumber daya terpenting, Anda perlu mendengarkan kebutuhan pelatihan, tujuan karir dan gagasan mereka untuk bisnis Anda.

Ada beberapa cara untuk mengukur apakah karyawan Anda bahagia dan menghasilkan karya berkualitas, dan salah satu cara yang paling sederhana adalah dengan mewajibkan para supervisor untuk turun dan mendengar kebutuhan dari para tim mereka.

Ingatlah bahwa karyawan dengan tingkat kebahagiaan yang baik akan membuat perusahaan menjadi lebih baik, mereka akan lebih terpacu untuk melayani klien dengan sepenuh hati. Anggota tim yang tidak produktif hanya akan memakan biaya sia-sia, dan harus segera digantikan karena akan memberatkan keuangan perusahaan. Hal ini termasuk faktor terpenting dalam cara mengatur keuangan perusahaan.

Productivity Metric

Apabila bisnis Anda adalah “people business” – bisnis yang menghasilkan uang dengan memberikan pelayanan yang diberikan oleh karyawan – Anda perlu berfokus pada KPI karyawan.

Ada banyak hal yang harus diprioritaskan tentang pengawasan angka, yang berkaitan dengan apa yang penting dan menilai KPI bersama dengan tim. Tentunya, ada banyak pertanyaan yang harus Anda tanyakan sebagai seorang pimpinan. Namun dengan penetapan KPI yang tepat, karyawan akan dapat menentukan target pada scorecard-nya masing-masing dan Anda bisa menganalisis untuk memastikan bahwa garis tren pendapatan per jam yang dibayarkan meningkat pada tingkat yang sama atau lebih besar daripada biaya tenaga kerja per jam yang dibayarkan.

Pimpinan yang berpikir strategis memandang karyawan sebagai aset bisnis. Tingkat pergantian karyawan yang lebih rendah akan membantu mereka mencapai margin keuntungan yang ditargetkan, dan hal ini akan memudahkan perusahaan menemukan cara mengatur keuangan perusahaan yang sehat.

Anggaran

Berdasarkan sebuah artikel yang dimuat di majalah Entrepreneur, hanya 47% pemilik usaha kecil yang memiliki anggaran.

Anggaran keuangan perusahaan adalah pedoman Anda dalam mengukur dan mengawasi kinerja keuangan. Karena itu, sebagai salah satu cara mengatur keuangan perusahaan, anggaran harus selalu dievaluasi atau bahkan direvisi. Lakukan evaluasi anggaran selama 6 bulan sekali. Dalam periode itu, Anda sudah memiliki informasi yang penting untuk membantu Anda melakukan evaluasi, namun tidak disarankan untuk melakukan koreksi dalam periode ini karena masih terlalu dini.

Sayangnya hanya sebagian kecil perusahaan usaha kecil yang memiliki anggaran. Jika Anda tidak memiliki anggaran, bagaimana Anda dapat menjawab pertanyaan di bawah ini:

Banyak pemilik bisnis merasa membuat anggaran adalah hal yang membuat frustasi, dan hal ini dapat dimaklumi. Hal yang sulit adalah memprediksi biaya operasional selama satu tahun serta memberi ruang untuk pengeluaran tak terduga yang mungkin muncul. Namun, merencanakan anggaran tahunan bisa lebih mudah bila Anda membaginya menjadi 2 bagian dalam setahun.

Baca Juga: Kesalahan dalam Laporan Keuangan, Kenali Indikatornya!

Klien Tepat

Ada model bisnis yang berbasis jasa dimana perusahaan menarik dan mempertahankan basis klien. Semua hal yang dilakukan perusahaan itu berfokus pada networking, marketing, dan aktivitas lainnya yang bertujuan membuat klien tetap menggunakan jasa perusahaan tersebut.

Namun apa jadinya jika Anda klien yang memberikan nilai margin rendah? Bagaimana dengan klien yang selalu membayar tidak tepat waktu? Apakah Anda akan mempertahankannya? Semata-mata demi arus kas atau ketakutan tidak bisa mencari klien baru dengan margin lebih tinggi?

Tinggalkan klien yang buruk supaya tidak menjadi bencana bagi tim dan kesuksesan perusahaan Anda. Hal itu memang tidak mudah, apalagi ketika Anda sedang mencari klien baru. Namun memutus klien yang buruk memungkinkan Anda merelokasi sumber daya yang Anda ke tempat lain yang lebih produktif.

Target Finansial Bisnis

Terakhir, lakukanlah langkah besar menuju kesuksesan perusahaan Anda dengan cara menulis target finansial. Hal itu juga akan membantu Anda mengendalikan perusahaan, karena Anda sedang membuat haluan pengaturan keuangan perusahaan.

Ingatlah tidak ada hal yang terlalu awal untuk menuliskan target yang ingin Anda capai di masa mendatang. Hal ini hanya bisa dilakukan oleh Anda sebagai pemilik bisnis, yang tidak mungkin dilakukan oleh karyawan. Hanya Anda yang memahami fokus arah bisnis dan tujuan perusahaan, serta cara mengatur keuangan perusahaan untuk mencapai keuntungan yang optimal. Dengan menuliskan target finansial, Anda akan menghubungkan elemen kesuksesan yakni kepuasan pelanggan, pencapaian target pendapatan, dan kinerja karyawan untuk mencapai target tersebut.

Memperbaiki Cara Mengatur Keuangan Usaha Anda

Anda seorang pengusaha dan belum melakukan 9 faktor diatas? Inilah saatnya Anda melakukan langkah pertama. Anda tidak dapat melakukannya sekaligus, namun apabila Anda melakukannya dengan bertahap dan seksama, Anda akan merasakan hasilnya. 9 faktor ini adalah alat pembelajaran terbaik sebagai cara mengatur keuangan perusahaan untuk tumbuh dan berkembang secara cepat.

Optimalkan juga bisnis Anda dengan mengintegrasikan akuntansi dengan proses bisnis lainnya dengan Logiframe melalui implementasi ERP (Enterprise Resource Planning). Logiframe sebagai partner dari Oracle NetSuite, bisa memberikan solusi implementasi sistem ERP untuk bisnis Anda. Sistem ini tidak hanya mengelola inventory dan pemasaran secara efektif, tetapi juga mendukung stabilitas dalam pengelolaan keuangan perusahaan Anda.