Internal Audit: Hal-Hal yang Harus Anda Ketahui Sebelum Melakukannya

Sebelumnya saya pernah membahas artikel mengenai internal audit, dimana pekerjaan tersebut perlu dilakukan untuk menangkal tindak penipuan keuangan yang bisa saja terjadi pada setiap perusahaan, selengkapnya bisa dilihat di sini. Jangan lupa jika perusahaan ingin berkembang dan bertahan lama, maka harus memiliki sistem keuangan internal yang kuat. Strategi pemasaran canggih yang menghasilkan omset besar memang dibutuhkan sebagai ujung tombak keuangan, namun pada sejarahnya menunjukkan banyak kebangkrutan finansial terjadi karena lemahnya kontrol internal dari sebuah perusahaan.

Daftar isi:

1. Perbedaaan antara Internal dengan Eksternal Audit
2. Tujuan Dilakukannya Audit Internal Perusahaan
3. Apa yang Membuat Internal Audit Efektif?
4. Aspek Penting dari Sebuah Internal Audit
5. Jenis-Jenis Internal Audit
6. Pertanyaan-pertanyaan untuk Internal Audit
7. Hal - Hal yang Perlu Diperhatikan Dalam Melakukan Internal Audit

Perbedaaan antara Internal dengan Eksternal Audit

Auditor internal akan memeriksa isu-isu atau potensi permasalahan dalam perusahaan sehubungan dengan praktek bisnis dan resikonya, sementara auditor eksternal meneliti laporan keuangan dan mengeluarkan opini mengenai laporan keuangan tersebut. Audit internal perusahaan sebaiknya dilakukan setiap bulan sepanjang tahun, sementara eksternal audit memeriksa hanya setahun sekali.

Tujuan Dilakukannya Audit Internal Perusahaan

Tujuan utama dari dilakukannya audit internal perusahaan yaitu untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan uang dalam perusahaan Anda. Internal audit dapat membantu perusahaan untuk mencapai misinya dengan pendekatan yang sistematis dan disiplin dengan menilai dan memperbaiki efektivitas manajemen risiko, kontrol, dan proses kepatuhan peraturan dan hukum. Internal audit yang baik membantu menunjukkan kinerja perusahaan yang sebenarnya dan bisa menjadi tolak ukur kesehatan perusahaan.

Untuk perusahaan yang baru berjalan, internal audit biasanya dilakukan sendiri oleh pemiliknya karena cenderung lebih sederhana dan hanya ada sedikit transaksi. Namun dengan berkembangnya perusahaan maka dibutuhkan auditor khusus atau mendelegasikan dengan jasa konsultan keuangan yang ada. Pada umumnya, tanggung jawab seorang audit internal adalah sebagai berikut:

Baca Juga: Audit Internal : Cara Tepat Tangkal Penipuan Keuangan Dalam Perusahaan

Apa yang Membuat Internal Audit Efektif?

Internal audit menganut beberapa prinsip-prinsip yang bertujuan untuk membuat prosesnya menjadi efektif dan berfungsi sebagai alat yang bisa diandalkan dalam mendukung tindakan dan peraturan manajemen serta melakukan perbaikan kinerja secara berkesinambungan.

Prinsip-prinsip inilah yang dapat memastikan hasil yang didapat nantinya adalah hasil yang akurat, objektif dan cukup informatif untuk manajemen mengambil keputusan. Jika ada beberapa auditor yang bekerja secara independen, hal ini dapat mendukung mereka untuk mendapatkan hasil yang sama ketika melakukan audit dalam kondisi serupa.

Prinsip-prinsip yang harus dimiliki auditor:

Baca Juga: Manajemen Aset: Definisi, Tujuan, dan Tips

Aspek Penting dari Sebuah Internal Audit

Selain melibatkan dokumen dan bukti-bukti pendukungnya, satu aspek penting dari proses ini yaitu faktor manusia. Walaupun sudah didukung oleh penggunaan teknologi, internal audit tetap akan melibatkan komunikasi langsung dengan personil yang melakukan pekerjaan yang diaudit.

Maka, sebagai auditor bersikaplah ramah, bangun pemahaman yang sama dan gunakan sedikit humor untuk mengurangi tekanan dari gambaran proses audit yang terkesan “mengerikan”. Berikan pengertian bahwa proses ini memiliki tujuan utama yaitu untuk mendorong peningkatkan kinerja, bukan untuk mencari kesalahan atau mempermalukan siapa pun, khususnya orang yang sedang Anda ajak bicara.

Berusahalah untuk bersikap terbuka dalam melakukan audit dan jelaskan kepada orang-orang yang ditemui bahwa mereka bebas menyatakan pendapat selama proses berlangsung. Selalu diskusikan hal-hal yang ditemukan dengan staff bersangkutan dan sampaikan harapan Anda kepadanya untuk memperbaikinya. Izinkan mereka untuk membaca catatan dan temuan Anda, dengan kata lain internal audit ini bersifat terbuka.

Hindari terlibat dalam konflik atau argumentasi mengenai observasi Anda, apalagi secara langsung menampilkan nama mereka dalam laporan. Hal ini bisa menjadi kontra produktif karena orang-orang tersebut bisa saja menjadi defensif dan menolak untuk bekerja sama.

Akan sangat membantu jika Anda yang melakukan internal audit belajar dan memiliki kemampuan berkomunikasi antar pribadi (interpersonal skills) yang baik. Anda bisa mendapatkannya melalui banyak pelatihan kepribadian, manajemen diri dan negosiasi yang tersedia luas. Soft skills seperti inilah yang akan banyak membantu Anda dalam melakukan pekerjaan sebagai auditor. Jika informasi yang ingin Anda dapatkan, maka cara mendapatkannya juga penting.

Beberapa jenis tes atau asesmen kepribadian yang bisa Anda coba adalah Profil Kepribadian DISC (Dominan, Influential, Stable, Conscientious). Setiap jenis dan kombinasi dari kepribadian dasar ini memiliki karakteristik yang berbeda dalam bersikap dan merespon situasi dalam keadaan tertekan (stress). Dengan keahlian ini, individu yang berbeda akan dapat ditangani dengan cara-cara yang tepat untuk mencapai tujuan Anda, hasil audit yang efektif.

Baca Juga: Manajemen Gudang Tak Sekedar Urusan Stok Belaka

Jenis-Jenis Internal Audit

Internal audit bisa meliputi sistem, proses, maupun produk.

Pertanyaan-pertanyaan untuk Internal Audit

Berikut ini beberapa pertanyaan dasar untuk membantu proses audit. Jawaban dari pertanyaan-pertanyaan ini sering kali membuka jalan untuk informasi tambahan yang dibutuhkan dalam melakukan proses audit yang lebih akurat.

Daftar pertanyaan umum untuk internal audit:

• Apa saja yang menjadi tanggung jawab Anda?

• Bagaimana Anda tahu cara mengerjakannya?

• Pelatihan apa yang diberikan kepada karyawan baru?

• Bagaimana menilai efektivitas sebuah pelatihan?

• Apakah data pelatihan disimpan dalam arsip?

• Apa tujuan dari proses yang Anda lakukan?

• Apa itu kebijakan kualitas dan di mana menemukannya?

• Dokumen apa saja yang Anda gunakan dan apakah mereka sudah tepat?

• Apa yang dihasilkan dari proses yang Anda lakukan?

• Bagaimana sistem pengarsipan Anda?

• Bagaimana Anda memastikan produk-produk perusahaan memenuhi persyaratan?

• Apa yang terjadi ketika persyaratan produk diubah?

• Apakah data kepuasan konsumen dianalisis?

• Apa tanggung jawab atau siapa yang berwenang menangani pelanggaran proses atau ketidaksesuaian produk?

• Apa saja tren dalam produk-produk yang tidak sesuai dan apa yang dilakukan mengenai hal tersebut?

• Apakah ada prosedur khusus untuk tindakan perbaikan jika terjadi ketidaksesuaian?

• Apakah para karyawan tahu akan tujuan dan kualitas peraturan?

• Apakah peraturan dan tujuan yang ada tersedia dan relevan?

• Bagaimana tujuan yang berkualitas ditentukan?

• Apakah ada hubungan yang jelas antara peraturan dan tujuan?

• Bagaimana kemajuan dalam mencapai tujuan diukur dan dikomunikasikan?

• Apakah jumlah keluhan pelanggan berubah seiring waktu?

• Alat-alat apa saja yang digunakan untuk mengidentifikasi sumber keluhan?

• Bagaimana tindakan-tindakan perbaikan dan keberhasilannya dikomunikasikan kepada karyawan?

Hal - Hal yang Perlu Diperhatikan Dalam Melakukan Internal Audit

Dengan mempertimbangkan faktor pertumbuhan perusahaan dan resiko internal, sudah saatnya Anda memulai atau melakukan audit internal lebih baik lagi. Buat pengerjaan internal audit perusahaan Anda menjadi semakin mudah dan juga tepat dengan jasa konsultan Logiframe. Dengan pengalaman konsultan profesional dan total pengalaman puluhan tahun dalam bidangnya, Logiframe mampu membantu Anda dalam melakukan audit dengan tujuan spesifik sebagaimana digariskan oleh top management, bekerja bersama dengan fungsi internal Anda untuk menguji efektivitas internal control terhadap laporan keuangan, dan lainnya. Untuk selengkapnya Anda bisa lihat di sini.