Read this article in English: How Business Owners Can Manage Their Own Bookkeeping Effectively
Di tahap awal, banyak pengusaha mengerjakan pembukuan sendiri. Ini wajar dan bisa berjalan baik, asalkan dilakukan dengan disiplin. Masalahnya, pembukuan sering dikerjakan hanya saat ada waktu luang, sehingga transaksi menumpuk dan laporan tidak bisa dipercaya. Berikut cara efektif mengelola pembukuan sendiri.
1. Pisahkan rekening pribadi dan rekening usaha
Ini langkah paling penting. Saat uang pribadi dan uang usaha bercampur, Anda tidak akan pernah tahu berapa sebenarnya keuntungan bisnis. Buka rekening khusus usaha, dan catat setiap pengambilan pribadi sebagai prive atau gaji pemilik.
2. Gunakan software akuntansi, bukan hanya spreadsheet
Spreadsheet mudah dibuat tetapi mudah salah: rumus terhapus, versi file berbeda, dan tidak ada jejak perubahan. Software akuntansi berbasis cloud seperti Xero menghubungkan rekening bank, membuat invoice, dan menyusun laporan secara otomatis.
3. Jadwalkan waktu pembukuan setiap minggu
Sisihkan satu atau dua jam di hari yang sama setiap minggu untuk mencatat transaksi, mencocokkan mutasi bank, dan mengirim invoice. Lima belas menit rekonsiliasi setiap hari bahkan lebih baik daripada satu hari penuh di akhir bulan.
4. Simpan bukti transaksi dengan rapi
Setiap pemasukan dan pengeluaran perlu bukti: invoice, nota, kuitansi, atau faktur pajak. Foto atau pindai bukti saat itu juga dan lampirkan ke transaksinya, sehingga tidak ada yang hilang saat dibutuhkan untuk pajak atau pemeriksaan.
5. Gunakan bagan akun yang sederhana dan konsisten
Kelompokkan pendapatan dan biaya ke dalam akun yang jelas dan gunakan secara konsisten. Akun yang terlalu banyak membingungkan, terlalu sedikit membuat laporan tidak berguna. Panduan dasarnya ada di artikel cara membuat pembukuan sederhana.
6. Tinjau laporan setiap bulan
Pembukuan baru bermanfaat jika laporannya dibaca. Setiap awal bulan, buka laporan laba rugi, neraca, dan umur piutang. Bandingkan dengan bulan sebelumnya dan cari angka yang tidak wajar.
Kapan sebaiknya menyerahkan pembukuan ke profesional?
Pertimbangkan bantuan profesional jika pembukuan selalu tertinggal lebih dari sebulan, jumlah transaksi terus bertambah, Anda mulai butuh laporan untuk bank atau investor, atau waktu Anda lebih bernilai jika dipakai untuk menjual dan mengembangkan bisnis. Tim accounting outsourcing Logiframe bisa mengambil alih pembukuan bulanan Anda di Xero.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah pengusaha boleh mengerjakan pembukuan sendiri?
Boleh, terutama di tahap awal. Kuncinya adalah disiplin: rekening usaha terpisah, pencatatan rutin, bukti tersimpan, dan laporan ditinjau setiap bulan.
Kapan sebaiknya menggunakan jasa pembukuan?
Saat pembukuan selalu tertinggal, transaksi terus bertambah, atau Anda membutuhkan laporan untuk bank dan investor.