Pernahkah Anda bertanya-tanya bagaimana para pemilik usaha menangani akuntansi dan pembukuan mereka? Ada yang memilih untuk mengelolanya sendiri, dan itu tentu patut diapresiasi. Sebagian pemilik usaha tetap memegang kendali atas pembukuan bisnis mereka. Meskipun tidak menangani setiap detail seperti pembuatan faktur atau pemrosesan pembayaran, mereka tetap memastikan saldo dan laporan keuangan diperiksa dengan akurat.
Bagi mereka yang ingin menghemat waktu, layanan outsourcing akuntansi dan pembukuan sering menjadi solusi yang tepat. Dengan memanfaatkan layanan ini, mereka dapat fokus pada aspek penting lainnya, seperti pengembangan bisnis dan peningkatan penjualan.
Daftar isi:
1. Kontrol Pemilik
2. Sering Diperbarui
3. Selalu Akurat
4. Metrik dan Pelaporan Utama
5. Penagihan yang Sukses Saat Anda Menjadi Pemilik Usaha
Berikut adalah langkah-langkah penting yang biasanya dilakukan untuk menjaga pembukuan bisnis tetap rapi dan akurat.
Tidak ada yang dapat memindahkan uang, memproses penggajian, atau membayar tagihan selain pemilik bisnis itu sendiri. Ini merupakan bagian dari praktik pengendalian yang baik. Namun, seiring pertumbuhan perusahaan, delegasi menjadi kebutuhan, dan sistem pengendalian manajemen yang lebih ketat harus diterapkan.
Banyak pemilik bisnis yang menggunakan jasa outsource akuntansi dan pembukuan mereka atau memiliki pembukuan internal yang terlalu mempercayakan segalanya kepada tim internal tanpa menaruh kontrol yang memadai. Semakin banyak izin sensitif yang Anda berikan kepada tim keuangan Anda, semakin besar juga kemungkinan terjadi kesalahan, pencurian, atau kecurangan. Pencurian keuangan adalah masalah besar di zaman ini.
Berikut adalah beberapa hal yang tidak boleh dilakukan oleh tim keuangan Anda (dengan tidak memperhitungkan kontrol):
Tanda tangan cek, bayar tagihan, atau transfer uang
Miliki akses tak terbatas ke rekening bank Anda
Memiliki akses ke nomor rekening bank Anda
Memiliki akses ke nomor jaminan sosial Anda
Hal-hal ini mungkin terlihat sederhana dan masuk akal, tetapi banyak pemilik bisnis yang ternyata melakukannya tanpa diiringi dengan kontrol yang memadai. Dalam praktik yang baik, tim keuangan seharusnya tidak diberikan akses ke informasi sensitif tanpa sistem pengawasan yang ketat.
Seorang pemilik usaha yang disiplin biasanya memperbarui pembukuan bisnis setidaknya seminggu sekali, atau bahkan setiap hari. Dengan pembaruan harian, kesalahan dapat terdeteksi lebih cepat, dan laporan keuangan selalu terkini.
Contohnya, salah satu klien kami pernah diperlihatkan bagaimana pembukuan bisnis dikelola secara harian, dan dia sangat terkesan. Dia bahkan heran mengapa akuntan sebelumnya tidak melakukan hal yang sama. Ketika disarankan agar akuntannya melakukan rekonsiliasi harian, akuntannya justru keberatan. Akhirnya, klien memutuskan untuk mencoba melakukannya sendiri karena hanya membutuhkan waktu beberapa menit setiap hari. Dengan begitu, ia memiliki kendali penuh atas pembukuannya, memahami apa yang terjadi secara real-time, dan dapat mengidentifikasi kesalahan lebih awal.
Rekonsiliasi bank harian adalah kunci untuk mengelola arus kas dengan efektif. Dengan rutin menyetujui pengeluaran di bank, pemilik bisnis tidak hanya memahami saldo kas saat ini, tetapi juga mampu memproyeksikan saldo kas masa depan berdasarkan anggaran.
Ini juga membantu mempermudah pengelolaan laporan keuangan di akhir tahun. Dalam kasus ini, pemilik bisnis hanya membutuhkan 15-20 menit untuk menyelesaikan laporan keuangannya dan mengirimkannya ke tim pajak. Rahasianya sederhana: pembukuannya selalu diperbarui. Idealnya, setiap bisnis harus memiliki pembukuan bisnis yang selalu up-to-date.
Ketika Anda tidak tahu apa yang harus dilakukan dengan transaksi tertentu, transaksi tersebut jangan dikubur di akun yang acak. Anda harus mengkodekan semua transaksi yang Anda tidak yakin ke dalam sistem akuntansi Anda, yang kami sarankan menggunakan software Xero. Jadi konfigurasi Chart of Account sangat penting!
Dengan begitu, Anda dapat menyimpan semua pertanyaan Anda di satu tempat.
Apabila Anda klien Logiframe Consulting, pastikan untuk mencatat sebanyak mungkin pertanyaan untuk transaksi-transaksi yang Anda tidak yakin sehingga ketika Anda berdiskusi dengan tim Logiframe, Anda akan memiliki pertanyaan yang lengkap.
Menetapkan anggaran dan membuat perkiraan keuangan setiap tahun adalah langkah penting untuk menjaga arah bisnis tetap jelas. Namun banyak pemilik usaha yang tidak melakukannya. Setelah anggaran dibuat, langkah berikutnya adalah memasukkannya ke dalam platform seperti Xero accounting software atau Precoro, add-on dari Xero yang dirancang untuk mengelola anggaran dan pembelian. Dengan cara ini, perbandingan antara anggaran dan realisasi keuangan menjadi jauh lebih mudah.
Memiliki informasi ini di ujung jari Anda memungkinkan pemilik bisnis untuk dengan cepat mengevaluasi apakah bisnis berjalan sesuai rencana. Jika ternyata melenceng, penyesuaian dapat dilakukan segera untuk memastikan bisnis tetap berada di jalur yang telah ditetapkan.
Setiap pemilik bisnis memiliki metrik dan laporan keuangan utama yang mereka pantau, baik secara sadar maupun tidak. Biasanya, ada 3-4 metrik kunci yang menjadi perhatian utama setiap bulan. Jika metrik-metrik ini melenceng, pemilik bisnis yang baik akan segera mencari penyebabnya dan mengambil tindakan korektif untuk kembali ke jalur yang sesuai dengan tujuan.
Selain itu, salah satu tugas penting seorang pemilik bisnis adalah menganalisis laporan keuangan. Dengan memanfaatkan sistem seperti Xero, laporan-laporan yang penting dapat diatur agar mudah diakses kapan saja. Sayangnya, terlalu banyak pemilik usaha yang menjalankan bisnis tanpa analisis keuangan yang memadai. Ini seperti mengemudi tanpa arah—sangat berisiko.
Namun, analisis keuangan yang efektif tidak mungkin dilakukan tanpa pembukuan yang akurat, diperbarui, dan tujuan bisnis yang jelas. Salah satu elemen penting dalam arus kas adalah uang yang terutang dari pelanggan, atau piutang. Piutang ini, pada dasarnya, adalah pinjaman jangka pendek yang diberikan kepada pelanggan, dan keberhasilannya bergantung pada kemampuan perusahaan untuk mengumpulkan pembayaran tepat waktu.
Manajemen piutang yang buruk dapat menjadi hambatan besar bagi arus kas. Padahal, kesuksesan bisnis bergantung pada arus kas yang positif, di mana uang yang masuk lebih besar daripada yang keluar. Penting untuk diingat bahwa pendapatan belum benar-benar menjadi keuntungan hingga uangnya diterima dalam bentuk tunai.
Banyak pemilik usaha kurang menyadari betapa pentingnya pengelolaan piutang dalam menjaga kesehatan arus kas. Faktanya, lebih dari 80% usaha gagal akibat kurangnya manajemen arus kas yang efektif. Dengan memastikan piutang tertagih tepat waktu dan laporan keuangan diperbarui secara akurat, pemilik bisnis dapat meningkatkan peluang keberhasilan mereka secara signifikan.
Mengapa arus kas begitu penting? Selain kebutuhan yang jelas untuk membayar karyawan dan membeli persediaan, membangun arus kas positif adalah satu-satunya cara bisnis Anda dapat memperoleh keuntungan.
Tidak ada perusahaan yang dapat terus beroperasi jika secara konsisten membayar lebih dari yang dibutuhkan, dan kemampuan untuk menghasilkan dan menggunakan uang tunai yang memungkinkan bisnis Anda untuk:
Tetap di atas hutangnya
Nikmati pertumbuhan reguler
Pertahankan fleksibilitas dalam menghadapi keadaan darurat keuangan dan peluang ekspansi
Dapatkan persetujuan untuk kredit baru
Pikat pelanggan tambahan dengan persyaratan kredit yang lebih baik
Setiap bisnis memiliki bagian piutangnya masing-masing, dan semakin besar Perusahaan, semakin banyak piutang yang akan dimiliki.
Ini mungkin bukan bagian yang paling menyenangkan dari menjalankan bisnis Anda, tetapi mempelajari cara mengelola akun ini secara efektif dapat berarti perbedaan antara memimpin perusahaan yang mendapat untung dari kesuksesan jangka panjang, dan perusahaan yang hanya menutup pintunya dan menghilang.
Selain kurangnya integritas, ada sejumlah alasan mengapa pelanggan mungkin gagal membayar tagihan mereka tepat waktu:
Perusahaan mungkin kekurangan staf dan tidak terorganisir dalam pendekatan mereka terhadap dokumen
Perusahaan besar mungkin mengalami kesulitan merampingkan volume tugas administrasi mereka yang besar
Perusahaan dari semua ukuran mungkin mengalami arus kas negatif karena kurangnya penganggaran yang tepat atau inefisiensi dalam mengumpulkan piutang mereka sendiri
Secara efektif menangani piutang perusahaan Anda menuntut pola pikir yang objektif dan pemahaman tentang kapan, dan bagaimana, untuk secara bertahap meningkatkan upaya penagihan Anda.
Tetap terkini dengan faktur Anda, memantau status akun terutang Anda setidaknya setiap minggu, dan mengetahui kapan harus meminta bantuan dari luar hanyalah beberapa kebiasaan yang akan membantu menjaga arus kas perusahaan Anda bergerak dengan lancar.
Berikut adalah lima tips berharga untuk meningkatkan keberhasilan penagihan piutang Anda:
Rancang dan terapkan rencana untuk menindaklanjuti akun yang lewat jatuh tempo secara reguler, interval yang telah ditentukan sebelumnya – misalnya, saat faktur lewat jatuh tempo 7 hari, jatuh tempo 15 hari, jatuh tempo 30 hari, dan jatuh tempo 45 hari.
Keluarkan surat atau email pengingat awal, diikuti dengan panggilan telepon – untuk hasil terbaik, jadwal tindak lanjut Anda harus memanfaatkan berbagai saluran komunikasi, dimulai dengan email, kemudian beralih ke telepon dan surat surat resmi.
Logiframe adalah konsultan terpercaya yang membantu perusahaan Anda menjalankan pembukuan dengan mudah dan akurat. Dengan lebih dari sepuluh tahun pengalaman, tim profesional kami siap mendukung pembukuan yang akurat demi keberlanjutan bisnis Anda.