5 Biaya Tersembunyi Implementasi ERP dan Cara NetSuite Mengatasinya

Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) dirancang untuk meningkatkan efisiensi operasional, mengoptimalkan pengambilan keputusan, dan menyederhanakan proses bisnis. Namun, jika tidak dikelola dengan baik, ERP dapat menjadi beban biaya yang tidak terduga.

Banyak perusahaan hanya memperhitungkan biaya lisensi dan implementasi awal, tetapi tidak menyadari biaya tersembunyi yang dapat menyebabkan proyek ERP mengalami keterlambatan, anggaran membengkak, dan manfaat bisnis yang tidak tercapai.

Artikel ini akan membahas 5 biaya tersembunyi dalam implementasi ERP serta bagaimana NetSuite membantu mengurangi risiko-risiko ini untuk memastikan implementasi yang lebih efisien dan hemat biaya.

Daftar isi:

1. Biaya Sumber Daya Internal: Beban yang Sering Terabaikan
2. Biaya Pemeliharaan Sistem Lama (Legacy Systems)
3. Manfaat Bisnis yang Tidak Tercapai
4. Biaya Konsultan yang Tidak Terkendali
5. Gangguan Operasional saat Go-Live
6. Kesimpulan: Perencanaan Biaya ERP Tanpa Kejutan

Biaya Sumber Daya Internal: Beban yang Sering Terabaikan

Tantangan

Implementasi ERP membutuhkan keterlibatan sumber daya internal dalam jumlah besar, tetapi banyak perusahaan gagal mengalokasikan tenaga kerja yang cukup. Meskipun vendor atau konsultan menangani konfigurasi sistem, tim internal harus terlibat dalam perancangan proses, pengujian, pelatihan, dan manajemen perubahan.

Mengapa Ini Menjadi Biaya Tersembunyi?

• Perusahaan tidak mengalokasikan staf yang cukup untuk proyek ERP.
• Karyawan harus membagi waktu antara tugas harian dan proyek ERP, sehingga produktivitas menurun.
• Tidak ada strategi untuk menggantikan peran karyawan yang difokuskan pada proyek ERP.
  

Bagaimana NetSuite Mengatasinya?

• Sistem berbasis cloud mengurangi beban kerja tim IT internal karena tidak perlu mengelola perangkat keras atau pembaruan perangkat lunak secara manual.
• Praktik terbaik yang telah dikonfigurasi sebelumnya memungkinkan perusahaan mengadopsi sistem ERP dengan lebih cepat tanpa perlu penyesuaian yang berlebihan.
• Pelatihan berbasis cloud dari NetSuite Learning Cloud Support memastikan tim dapat belajar secara mandiri tanpa harus bergantung pada sesi pelatihan yang mahal.
  

Biaya Pemeliharaan Sistem Lama (Legacy Systems)

Tantangan

Banyak perusahaan mengadopsi ERP dengan harapan dapat menghilangkan sistem lama yang tidak efisien. Namun, dalam banyak kasus, sistem lama masih harus dijalankan dalam jangka waktu yang lebih lama dari yang diperkirakan.

Mengapa Ini Menjadi Biaya Tersembunyi?

• Sistem lama tetap digunakan lebih lama dari yang direncanakan karena data historis yang masih diperlukan.
• Implementasi ERP bertahap menyebabkan sistem lama dan baru berjalan berdampingan, yang meningkatkan biaya pemeliharaan.
• Beberapa perusahaan takut mengalami gangguan operasional, sehingga enggan untuk sepenuhnya mempensiunkan sistem lama.

Bagaimana NetSuite Mengatasinya?

• Platform ERP terintegrasi menggabungkan keuangan, CRM, manajemen inventaris, dan HR dalam satu sistem, sehingga mengurangi ketergantungan pada perangkat lunak lama.
• Alat migrasi data otomatis membantu mempercepat transisi dari sistem lama ke NetSuite.
• Pendekatan implementasi modular memungkinkan perusahaan mengganti sistem lama secara bertahap tanpa biaya pemeliharaan tambahan.

Baca Juga: 8 Manfaat Utama Oracle NetSuite ERP untuk Bisnis

Manfaat Bisnis yang Tidak Tercapai

Tantangan

Salah satu alasan utama perusahaan mengadopsi ERP adalah untuk meningkatkan efisiensi dan profitabilitas. Namun, banyak proyek ERP yang gagal memenuhi harapan ini karena perencanaan dan pengelolaan yang buruk.

Mengapa Ini Menjadi Biaya Tersembunyi?

• Perusahaan terburu-buru mengimplementasikan ERP tanpa menyelaraskan sistem dengan kebutuhan bisnis.
• Karyawan tidak mendapatkan pelatihan yang memadai, sehingga sistem tidak dimanfaatkan secara optimal.
• ERP tidak terintegrasi dengan baik ke dalam proses bisnis yang ada.

Bagaimana NetSuite Mengatasinya?

• Konfigurasi spesifik industri membantu perusahaan menerapkan praktik terbaik tanpa harus menyesuaikan sistem dari nol.
• Dashboard dan analitik real-time memungkinkan perusahaan melacak kinerja dan mengukur manfaat bisnis sejak awal implementasi.
• Otomasi alur kerja berbasis kecerdasan buatan meningkatkan efisiensi dan membantu perusahaan mencapai manfaat bisnis yang dijanjikan oleh ERP.

Biaya Konsultan yang Tidak Terkendali

Tantangan

Sebagian besar perusahaan mempekerjakan konsultan atau integrator sistem untuk membantu implementasi ERP. Sayangnya, biaya jasa ini sering kali membengkak karena berbagai faktor seperti ketidakjelasan ruang lingkup kerja atau kurangnya pengawasan.

Mengapa Ini Menjadi Biaya Tersembunyi?

• Konsultan sering beroperasi dengan skema biaya terbuka tanpa batasan anggaran yang jelas.
• Estimasi awal sering tidak realistis, sehingga anggaran harus ditambah di tengah proyek.
• Keterlambatan dan miskomunikasi memperpanjang proyek, sehingga meningkatkan biaya tenaga ahli.

Bagaimana NetSuite Mengatasinya?

• Metodologi implementasi SuiteSuccess mempercepat implementasi dengan pendekatan terstruktur, sehingga mengurangi ketergantungan pada konsultan.
• Template bawaan dan praktik terbaik mengurangi kebutuhan akan kustomisasi yang kompleks.
• NetSuite Alliance Partners menawarkan layanan implementasi dengan biaya tetap, sehingga anggaran lebih terkendali.

Baca Juga: 3 Hal Penting yang Perlu Diketahui Tentang Cara Kerja ERP

Gangguan Operasional saat Go-Live

Tantangan

Banyak perusahaan berasumsi bahwa setelah ERP mulai digunakan, semuanya akan berjalan lancar. Namun, kenyataannya banyak bisnis mengalami gangguan operasional dalam beberapa bulan pertama setelah go-live.

Mengapa Ini Menjadi Biaya Tersembunyi?

• Masalah dalam pemrosesan pesanan menyebabkan keterlambatan pengiriman barang.
• Kesalahan dalam pelaporan keuangan menyebabkan masalah dalam proses penutupan buku.
• Gangguan dalam sistem penggajian dapat menyebabkan pembayaran yang salah atau tertunda.

Bagaimana NetSuite Mengatasinya?

• Akses data real-time memungkinkan tim mendeteksi dan mengatasi masalah sebelum menjadi gangguan besar.
• Otomasi dalam pemrosesan transaksi mengurangi kesalahan manusia dalam pencatatan keuangan dan pembayaran gaji.
• Lingkungan sandbox bawaan memungkinkan perusahaan untuk menguji sistem sebelum go-live, sehingga potensi gangguan dapat diminimalisir.

Kesimpulan: Perencanaan Biaya ERP Tanpa Kejutan

Implementasi ERP selalu memiliki biaya tersembunyi, tetapi dengan perencanaan yang tepat, biaya ini dapat diminimalisir.

Ringkasan Utama:

• Siapkan anggaran untuk sumber daya internal dan pertimbangkan perekrutan staf sementara jika diperlukan.
• Tetapkan timeline realistis untuk memensiunkan sistem lama agar tidak terjadi pengeluaran ganda.
• Tentukan target ROI yang jelas dan lacak pencapaiannya selama proses implementasi.
• Awasi biaya integrator sistem dan konsultasi untuk menghindari pengeluaran berlebihan.
• Rencanakan strategi go-live yang matang untuk menghindari gangguan operasional yang merugikan.

NetSuite adalah ERP berbasis cloud yang fleksibel yang dapat membantu bisnis mengelola biaya implementasi dengan lebih efisien. Dengan memanfaatkan otomasi, analitik real-time, dan metode implementasi yang telah terbukti, NetSuite memastikan perusahaan dapat memaksimalkan investasi ERP mereka tanpa kejutan biaya tersembunyi.

Untuk informasi lebih lanjut tentang bagaimana NetSuite dapat membantu bisnis Anda, hubungi tim Logiframe untuk konsultasi lebih lanjut.