Apa Itu Sistem ERP? Definisi, Konsep, dan Manfaatnya

Menurut kamus American Inventory and Production Control System (APICS), ERP adalah suatu sistem informasi yang berorientasi akuntansi untuk mengidentifikasi dan merencanakan sumber daya perusahaan untuk membuat, mengirim dan memperhitungkan pesanan pelanggan.

Menurut Kumar dan Van Hillsgerberg (2000), Sistem ERP merupakan paket sistem informasi yang dapat dikonfigurasi, yang mengintegrasikan informasi dan proses yang berbasis informasi di dalam dan melintas area fungsional dalam sebuah organisasi.

Tahap I : Material Requirement Planning (MRP)
MRP merupakan cikal bakal ERP dan memiliki area fungsional berupa Inventory Management dan Production saja.

Tahap II : Close Loop MRP
Tahapan kedua ini tidak hanya terbatas pada konsep perencanaan kebutuhan material, tetapi juga pada alat bantu penyelesaian masalah prioritas. Kemudian rencana dalam sistem kedua ini bisa diubah dan diganti jika diperlukan. Lebih jelasnya area fungsional dari Close Loop MRP adalah Inventory Management, Production dan Engineering saja.

Tahap III : Manufacturing Resource Planning (MRP II)
Tahapan ini menyempurnakan Close Loop MRP dengan menambahkan 3 elemen utama lagi ke dalam sistem. Area fungsional dari MRP II adalah Inventory Management, Production, Engineering, Finance dan Human Resource Management.

Tahap IV : Enterprise Resource Planning (ERP)
Pada tahap ke-4 ini, sistem ERP diperluas hingga integrasi keuangan hingga melintasi batas fungsi organisasi sehingga pengelolaan bisnis bisa dilakukan dengan mudah. Area fungsional dari ERP sendiri, meliputi Inventory Management, Production, Engineering, Finance, Human Resource Management dan Delivery.

Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas
Keberadaan sistem ERP juga bisa membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam perusahaan. Aktivitas rutin harian perusahaan seperti order, pengiriman barang, profil pemasok, manajemen kas (manajemen keuangan), manajemen gudang, realisasi penjualan hingga akuntansi bisa berjalan lebih baik dan cepat. Tidak hanya itu, siklus waktu penjualan ke kas dan pembayaran ke supplier pun bisa dilakukan dengan lebih cepat.

Perencanaan dan Manajemen Sistem Informasi
Jika Anda belum tahu, sistem ERP sendiri memiliki berbagai alat pendukung untuk mengambil keputusan seperti alat perencanaan dan alat simulasi. Alat-alat pendukung ini secara tidak langsung bisa membantu perusahaan untuk memanfaatkan sumber dayanya secara lebih efektif dan efisien. Selain itu, penyajian laporan dalam sistem ERP juga lebih mudah, cepat dan dapat diakses oleh pihak-pihak terkait, kapanpun dibutuhkan.

Integrasi Bisnis dan Akurasi Data yang Lebih Baik
Jika sebuah perusahaan menggunakan ERP, maka saat ada perubahan yang terjadi di setiap modul atau sub-modul, pihak yang berkaitan bisa melihatnya secara langsung. Hal ini bisa terjadi karena pembaharuan yang terjadi bersifat real-time. Tidak hanya itu, penggunaan ERP juga bisa meminimalisir terjadinya duplikat data atau kehilangan data yang seringkali disebabkan oleh faktor human error. Dengan ini, maka integrasi bisnis berjalan dengan lebih baik dan akurasi data yang ada dalam perusahaan juga dapat lebih dipertanggungjawabkan.

Pembentukan Standarisasi Prosedur
Dengan menerapkan sistem ERP dalam perusahaan maka pekerjaan-pekerjaan dalam perusahaan bisa lebih terstruktur dan tidak bergantung dengan individu tertentu.

Memangkas Biaya Manajemen dan Operasional
Biaya operasional dan manajemen menjadi dua hal yang tidak bisa dilepaskan dari sebuah perusahaan. Apapun strategi yang dijalankan, biaya manajemen dan operasional akan tetap ada dan berkaitan dengan laporan keuangan perusahaan. Cara terbaik untuk berteman dengan biaya manajemen dan operasional agar tidak terlalu membebani perusahaan adalah dengan memangkas atau meminimalisirnya. Dengan software ERP, maka berbagai proses bisnis yang ada dalam perusahaan bisa dirampingkan melalui sistem yang seragam dan terintegrasi.

Menyempurnakan Kolaborasi
Sudah menjadi rahasia umum bahwa argumen di kantor khususnya dari bagian satu dengan bagian lain menjadi hal yang lumrah. Tapi hal ini tidak bisa diabaikan begitu saja karena bisa mempengaruhi kondisi atau lingkungan kerja di kantor. Dengan menggunakan software ERP setidaknya perselisihan yang terjadi antar bagian atau departemen yang biasa terjadi bisa diminimalisir.
Kesalahan input data atau kesalahan-kesalahan lain yang biasanya bisa ditutupi atau diingkari oleh rekan kerja atau departemen lain akan terpampang nyata di hadapan semua pihak yang bersangkutan. Dengan ini, penyelesaian masalah atau pencarian solusi bisa dilakukan dengan lebih baik dan cepat.
Sistem ERP sendiri menunjang sistem multi uang dan bahasa dalam perusahaan sehingga keberadaan ERP sangat penting untuk perusahaan multinasional. Tidak hanya itu, sistem ERP juga memungkinkan penyesuaian untuk kebutuhan khusus setiap perusahaan tanpa harus dilakukan pemrograman kembali.

Modul Sumber Daya Manusia (Human Resource Module)

Modul Inventaris/Persediaan (Inventory Module)

Modul Penjualan dan Pemasaran (Sales and Marketing Module)

Modul Pembelian (Purchase Module)

Modul Manajemen Hubungan Pelanggan (Customer Relations Management Module)

Modul Manufaktur (Manufacturing Module)

Modul Manajemen Rantai Pasokan (Supply Chain Management Module)

Laporan kegiatan bisnis secara real-time

Menekankan kolaborasi tim dalam satu sistem

Meningkatkan integritas data dan kendali finansial

Menurunkan biaya manajemen dan operasional