Mengelola Keuangan Toko Online dengan Xero: Panduan untuk E-Commerce

Bisnis e-commerce terus berkembang pesat di Indonesia, dan pengelolaan keuangan yang efisien menjadi kunci utama untuk keberlanjutan dan pertumbuhan. Xero accounting software, sebagai software akuntansi berbasis cloud, menawarkan solusi yang dapat membantu pemilik toko online dalam mencatat transaksi, mengelola pajak, serta mengoptimalkan arus kas. Berikut adalah panduan lengkap dalam menggunakan Xero untuk e-commerce Anda.

Daftar isi:

1. Menghubungkan Xero dengan Platform E-Commerce
2. Mencatat dan Mengelola Transaksi Secara Otomatis
3. Mengelola Pajak dan Kepatuhan Regulasi
4. Menganalisis Laporan Keuangan untuk Pertumbuhan Bisnis
5. Mengoptimalkan Pengeluaran dan Keuntungan
6. Kesimpulan

Menghubungkan Xero dengan Platform E-Commerce

Xero accounting software dapat diintegrasikan dengan berbagai platform e-commerce seperti Shopify, WooCommerce, dan Tokopedia. Integrasi ini memungkinkan:

• Sinkronisasi otomatis transaksi penjualan.
• Pencatatan stok barang secara real-time.
• Pengelolaan faktur dan laporan penjualan lebih akurat.
  

Cara Integrasi:

• Gunakan aplikasi pihak ketiga seperti Link My Books atau integrasi manual dengan laporan penjualan dari platform e-commerce Anda.

  Ilustrasi 1.1: Login ke akun Link My Books, kemudian pilih Shopify.
  
  

  

  Ilustrasi 1.2: Isikan nama akun Shopify dan alamat toko pada Shopify. Alamat toko Shopify dapat di cek pada akun Shopify masing-masing.
  
  

  

  Ilustrasi 1.3: Pilih software akuntansi yang akan disambungkan dengan Shopify, contohnya yaitu integrasi ke Xero.

• Atur preferensi pajak dan kategori akun untuk pencatatan otomatis.

  Ilustrasi 1.4: Atur kategori akun untuk setiap jenis transaksi di Shopify agar selaras dengan pencatatan di Xero. Pengaturan ini memastikan bahwa setiap transaksi yang terbentuk di Shopify akan otomatis tercatat pada akun yang telah ditentukan di Xero, sehingga mempermudah proses pembukuan dan rekonsiliasi.
  
  

  

  Ilustrasi 1.5: Selain mengatur kategori akun, pengguna juga perlu menetapkan tarif pajak untuk setiap transaksi di Shopify. Pengaturan ini memastikan bahwa setiap transaksi yang disinkronkan dari Shopify ke Xero akan otomatis tercatat dengan tarif pajak yang sesuai, sehingga mempermudah pelaporan pajak dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan.

• Pastikan setiap transaksi dari platform e-commerce tercatat dengan benar di Xero. 

Mencatat dan Mengelola Transaksi Secara Otomatis

Xero accounting software mempermudah pencatatan transaksi dengan fitur otomatisasi, seperti:

• Bank Reconciliation: Memastikan setiap pemasukan dan pengeluaran sesuai dengan laporan bank.
  

  

  Ilustrasi 2.1: Xero menyediakan fitur pencocokan transaksi otomatis untuk mengurangi kesalahan pencatatan. Dengan fitur ini, transaksi dari rekening bank yang diimpor ke Xero dapat dicocokkan secara langsung dengan transaksi yang tercatat di dalam sistem. Pengguna dapat menyetujui pencocokan yang sesuai atau melakukan koreksi jika diperlukan, sehingga memastikan akurasi data keuangan perusahaan.

• Recurring Invoices: Membantu dalam penagihan langganan atau pesanan berulang.

  

  Ilustrasi 2.2: Xero menyediakan fitur otomatisasi faktur (repeating invoice) yang memungkinkan pengguna untuk membuat dan mengirim faktur penjualan secara otomatis dalam periode yang telah ditentukan. Repeating invoice yang telah dibuat dapat dicek pada bagian repeating di menu invoice.

• Expense Tracking: Memantau biaya operasional bisnis secara real-time.

  

  Ilustrasi 2.3: Profit & loss statement membantu pengguna dalam menganalisis total pendapatan, biaya, dan laba bersih perusahaan dalam periode tertentu. Selain itu, Xero menyediakan fitur tracking categories, yang memungkinkan pengguna untuk membandingkan profit & loss statement berdasarkan setiap departemen atau cost center. Pengguna dapat mengakses profit & loss statement secara real time dari berbagai perangkat.

Dengan fitur ini, Anda tidak perlu lagi mencatat transaksi secara manual, sehingga menghemat waktu dan mengurangi kesalahan pencatatan.

Baca Juga: 5 Fitur Tersembunyi Xero untuk Meningkatkan Produktivitas Bisnis Anda

Mengelola Pajak dan Kepatuhan Regulasi

Sebagai bisnis e-commerce, Anda harus memastikan kepatuhan pajak seperti PPN sesuai dengan peraturan yang berlaku. Xero accounting software membantu dengan:

• Menghitung pajak secara otomatis berdasarkan transaksi yang terjadi.

  Ilustrasi 3.1: Xero memiliki fitur tax rate yang dapat membantu pengguna untuk menghitung PPN keluaran secara otomatis pada setiap pembuatan transaksi penjualan.

• Menyediakan laporan pajak untuk pelaporan yang lebih mudah.

  Ilustrasi 3.2: Xero menyediakan laporan sales tax summary yang dapat membantu pengguna untuk melihat total PPN Keluaran pada periode tertentu, sehingga memudahkan dalam menghitung dan melaporkan pajak. 

Pastikan Anda mengaktifkan pengaturan pajak di Xero agar setiap transaksi yang dikenakan pajak tercatat dengan benar. 

Menganalisis Laporan Keuangan untuk Pertumbuhan Bisnis

Xero accounting software menyediakan berbagai laporan keuangan yang dapat membantu dalam pengambilan keputusan bisnis, seperti:

• Profit & Loss Statement: Mengetahui laba dan rugi bisnis Anda dalam periode tertentu.

  

  Ilustrasi 4.1: Profit & loss statement, menunjukkan total pendapatan, biaya dan laba bersih pada periode tertentu. Selain itu, pemilik bisnis bisa membandingkan dengan periode sebelumnya untuk mengukur pertumbuhan bisnis.

• Cash Flow Report: Memantau arus kas agar bisnis tetap sehat.

  

  Ilustrasi 4.2: Statement of cash flows di Xero menggunakan metode direct method. Pada laporan arus kas pemilik bisnis dapat melihat aliran kas pada aktivitas operasional, investasi, dan pembiayaan di periode tertentu. Selain itu, pemilik bisnis dapat membandingkan dengan periode sebelumnya untuk melihat kondisi keuangan perusahaan.

• Balance Sheet: Melihat posisi keuangan bisnis secara keseluruhan.

  Ilustrasi 4.3: Balance sheet menunjukkan total aset, kewajiban dan ekuitas pada periode tertentu. Selain itu, pemilik bisnis juga dapat membandingkan laporan neraca dengan periode sebelumnya untuk mengevaluasi posisi keuangan sebagai dasar pengambilan keputusan.

Gunakan laporan-laporan ini untuk mengevaluasi strategi bisnis dan merencanakan langkah ke depan.

Baca Juga: Xero Recognized Among the World's Top 250 Fintech Companies in 2024 

Mengoptimalkan Pengeluaran dan Keuntungan

Agar bisnis tetap profitabel, penting untuk mengelola biaya operasional dengan baik. Dengan Xero accounting software, Anda dapat:

• Menganalisis pola pengeluaran dan mengidentifikasi area yang bisa dihemat.
• Mengotomatiskan pembayaran kepada pemasok agar tidak terjadi keterlambatan.
• Melacak margin keuntungan per produk atau kategori untuk menentukan strategi harga yang optimal.

Kesimpulan

Mengelola keuangan toko online dengan Xero accounting software memberikan banyak keuntungan, mulai dari pencatatan transaksi yang otomatis, kepatuhan pajak yang lebih mudah, hingga analisis keuangan yang akurat. Dengan sistem yang terintegrasi, pemilik e-commerce dapat fokus pada pengembangan bisnis tanpa harus khawatir dengan urusan akuntansi.

Ingin mengoptimalkan pengelolaan keuangan toko online Anda dengan Xero? Hubungi tim Logiframe sekarang untuk konsultasi lebih lanjut!