Setiap aplikasi yang Anda hubungkan ke Xero adalah satu hal lagi yang harus direkonsiliasi.

Penyaring

Koneksi Mana yang Layak Dipertahankan

Sebuah integrasi tidak gratis hanya karena langganannya murah. Integrasi adalah sistem yang harus dimiliki, dipantau, dan suatu saat dilepas oleh seseorang. Dua uji menentukan apakah integrasi sepadan dengan itu:

Apakah integrasi ini menghilangkan langkah yang diulang seseorang setiap minggu? Mingguan, bukan triwulanan. Mengotomatiskan sesuatu yang terjadi empat kali setahun jarang sebanding dengan waktu setup dan perhatian yang terus dibutuhkannya.

Apakah integrasi ini menjadi sistem pencatatan utama untuk sesuatu yang tidak seharusnya disimpan Xero? Persediaan, persetujuan pembelian, data karyawan, pesanan penjualan. Jika jawabannya ya, integrasi tersebut bukan sekadar kemudahan, melainkan bagian dari struktur.

Jika tidak ada uji yang terpenuhi, yang Anda miliki hanyalah langganan dengan akun login. Sebelum menghubungkan apa pun yang lolos uji, ada tiga pertanyaan yang perlu dijawab secara terbuka:

Siapa pemiliknya? Satu orang yang disebut namanya, bukan sebuah departemen. Integrasi gagal tanpa suara, dan yang tidak ada pemiliknya paling lama gagal tanpa diketahui.

Seperti apa tanda kegagalannya? Jika sinkronisasi berhenti pada hari Selasa, apa gejala pertama yang terlihat, dan berapa lama sampai seseorang menyadarinya?

Bisakah dilepas? Jika Anda berhenti berlangganan aplikasinya setahun lagi, apa yang terjadi pada semua yang telah diposting, dan apakah buku besar masih masuk akal tanpanya?

Dalam praktik

Apa yang Biasanya Dihubungkan Perusahaan

Kurang lebih diurutkan dari yang paling mudah dibenarkan:

Impor rekening koran. Bank di Indonesia seperti BCA, Mandiri, dan BNI tidak memiliki koneksi langsung ke Xero, sehingga mutasi rekening bank dan kartu diimpor ke Xero secara terjadwal. Ini satu-satunya aliran data yang sebenarnya tidak opsional. Semua setelah ini adalah soal pertimbangan.

Pengambilan dokumen. Tagihan dan kuitansi masuk sebagai data, bukan sebagai lampiran email yang diketik ulang seseorang. Hubdoc sudah termasuk dalam paket bisnis Xero, sehingga soal biaya selesai sebelum dimulai.

Persetujuan dan kontrol pengeluaran. Alat seperti ApprovalMax dan Precoro mulai penting begitu lebih dari satu orang dapat mengikat perusahaan pada pengeluaran.

Pembayaran tagihan. File batch bank dan platform pembayaran membawa tagihan yang sudah disetujui ke tahap pembayaran. Batasnya perlu jelas: kami menyiapkan dan merekonsiliasi, sedangkan wewenang untuk mengeluarkan dana tetap ada pada Anda.

Persediaan. Unleashed, Cin7, dan sejenisnya. Begitu ada persediaan, Xero sebaiknya mencatat nilainya, sedangkan pergerakannya dikelola di sistem yang dibangun untuk itu.

Penggajian. Payroll dijalankan di sistem penggajian dan masuk ke Xero sebagai jurnal. Kami merekonsiliasi jurnal tersebut.

Pelaporan dan konsolidasi. Syft dan alat sejenis mengerjakan laporan manajemen dan konsolidasi multi-entitas yang tidak dilakukan Xero secara bawaan.

CRM. HubSpot dan sejenisnya, agar penawaran berubah menjadi faktur tanpa diketik dua kali.

Lapisan penghubung, dan kapan berhenti menggunakannya

Zapier, Make, dan alat low code termasuk kategori yang berbeda dari semua yang di atas. Alat-alat ini tidak menyimpan apa pun. Mereka memindahkan kejadian antar-sistem yang tidak memiliki koneksi bawaan, dan untuk itu mereka benar-benar berguna: kontrak yang ditandatangani membuat sebuah tugas, tagihan yang disetujui memicu notifikasi, isian formulir masuk ke CRM.

Garisnya perlu ditarik di buku besar. Alat workflow yang membuat faktur, tagihan, kontak, atau pembayaran di Xero adalah proses pembukuan tanpa pemilik, tanpa rekonsiliasi, dan tanpa jejak audit selain riwayat eksekusi yang harus diingat seseorang untuk dibuka. Proses ini rusak karena nama field yang berubah, jadwal yang berubah, dan otorisasi yang kedaluwarsa, dan tidak ada yang memberi tahu. Tanda pertamanya adalah bulan yang tidak bisa ditutup.

Hal ini lebih penting dibanding dua tahun lalu, karena membangunnya tidak lagi membutuhkan developer. Otomasi yang dirakit dalam satu sore bisa terus memposting ke buku besar Anda lama setelah pembuatnya keluar.

Jadi gunakan lapisan penghubung untuk notifikasi dan serah terima. Untuk apa pun yang membuat catatan akuntansi, gunakan integrasi khusus yang bisa direkonsiliasi, atau aturan di dalam Xero sendiri.

Halaman ikhtisar memuat tabel lengkap tentang sistem yang kami tangani bersama Xero dan fungsi sebenarnya dari masing-masing sistem.

Sebelum membeli apa pun

Sudah Ada di Xero, tetapi Belum Diaktifkan

Sebagian besar file tidak membutuhkan aplikasi tambahan. Yang dibutuhkan adalah konfigurasi yang tidak pernah diselesaikan setelah go live.

Bank rules. Pengaturan dengan hasil terbaik di Xero, dan yang paling sering dibiarkan seperti yang dibuat pada minggu pertama.

Kode akun default pada kontak. Pengodean diputuskan sekali per pemasok, bukan diputuskan ulang pada setiap tagihan oleh siapa pun yang kebetulan membukanya.

Faktur dan tagihan berulang. Apa pun dengan jumlah yang sama pada tanggal yang sama setiap bulan tidak perlu diketik ulang.

Pengingat faktur. Dikonfigurasi sekali, dikirim atas nama usaha Anda sendiri, sesuai jadwal yang Anda tentukan. Percakapannya tetap milik Anda; urutan pengingatnya berjalan sendiri.

Tracking diterapkan pada dokumen sumber. Kategori yang ditambahkan saat pengodean, bukan direkonstruksi belakangan, adalah perbedaan antara pelaporan per departemen dan perkiraan per departemen.

Lock date dan peran pengguna. Keduanya hanya butuh beberapa menit, dan keduanya mencegah jenis masalah yang mahal untuk diurai.

Tidak satu pun dari ini adalah integrasi, dan semuanya biasanya lebih murah daripada integrasi.

Koneksi terbaru

Akses AI Juga Sebuah Koneksi

Tambahan terbaru di lapisan aplikasi bukanlah aplikasi. Tambahan itu adalah asisten dan agen yang membaca langsung dari buku besar Anda, dan mereka layak diperiksa dengan cermat seperti apa pun yang terhubung.

Xero memiliki asistennya sendiri, JAX, yang tersedia di dalam Xero dan menjawab dalam batas izin yang sudah dimiliki pengguna. Selain itu, Xero telah membangun koneksi yang membawa data buku besar secara langsung ke alat yang sudah dipakai orang: konektor bersertifikat untuk Microsoft 365 Copilot, dan plugin untuk ChatGPT. Di bawah semua itu ada server yang dijalankan Xero yang memungkinkan model bahasa mengajukan kueri ke sebuah organisasi Xero.

Claude terhubung melalui server tersebut, diotorisasi dengan cara yang sama seperti koneksi lainnya. Tanpa setup developer, tanpa kunci yang perlu disimpan, hanya layar persetujuan. Claude mendapatkan sekitar dua puluh tool yang mencakup laporan dan catatan. Laba rugi, neraca, posisi kas, umur piutang dan utang, bagan akun, kategori tracking, transaksi bank, tagihan, faktur, purchase order, kontak. Pada versi saat ini, semuanya hanya membaca dan tidak ada yang menulis, artinya Anda bisa bertanya kepada buku besar aktif Anda dalam bahasa sehari-hari dan mendapat jawaban dalam hitungan detik, tanpa mengekspor apa pun dan tanpa ada yang bisa mengubah angka melalui percakapan.

Ada satu hal yang perlu diatur dengan sengaja. Otorisasi mengikuti login, bukan file, sehingga satu persetujuan menjangkau setiap organisasi yang dapat dilihat orang tersebut. Tentukan di bawah login siapa koneksi ini berjalan.

Yang tidak berubah adalah buku besar di bawahnya. Asisten menjawab dari apa yang ada di file, dengan kecepatan percakapan dan dengan sangat meyakinkan, terlepas dari apakah saldonya cocok dengan bank atau tidak.

Pertanyaan yang sama berlaku tanpa perubahan, dan dua di antaranya menjadi lebih tajam:

Cakupan. Asisten milik Xero menjawab dalam batas izin yang sudah dimiliki pengguna. Koneksi yang diotorisasi melalui alat terpisah membawa akses apa pun yang diberikan pada saat seseorang mengklik setuju, yang tidak selalu sama, dan bisa menjangkau lebih dari satu organisasi. Baca layar persetujuannya.

Kepemilikan. Siapa yang mengotorisasi, di bawah login siapa, dan apa yang terjadi pada akses itu ketika orang tersebut berganti peran atau keluar.

Dapat dibalik. Mencabut akses hanya butuh satu menit. Merekonstruksi apa yang dibaca selama koneksi aktif membutuhkan waktu jauh lebih lama, jika memang bisa dilakukan.

Verifikasi. Jawaban yang diambil dari buku besar Anda hanya seandal buku besarnya. Ringkasan yang meyakinkan dari file yang belum direkonsiliasi tetaplah ringkasan yang tidak berarti.

Poin terakhir itulah alasan bagian ini ada di akhir halaman tentang integrasi, bukan di awalnya. Arahnya sudah jelas: platform akan terus mengambil alih pekerjaan mekanis, dan akan terus semakin baik dalam melakukannya. Yang tidak diambil alihnya adalah apakah angka di bawahnya benar sejak awal, dan pertanyaan itu menjadi semakin penting, bukan sebaliknya, seiring makin banyak keputusan diambil dari jawaban, bukan dari laporan.

Selanjutnya

Langkah Berikutnya