Di bagian ke-2 ini, kami akan membahas 4 strategi & 15 jurus yang dapat memperbaiki arus kas Anda secara signifikan.

Bila anda belum membaca bagian ke-1, silakan klik link dibawah ini:

24 Jurus Instan Perbaikan Arus Kas Dari Berdarah Jadi Berlimpah (Bagian Ke-1)

Mari kita mulai!

Strategi Billing (Pembuatan Tagihan)

#10 - Otomasi Pembuatan Invoice

Salah satu cara paling penting untuk memperbaiki arus kas adalah mengurangi langkah-langkah manual pembuatan invoice.

Tanyalah pada diri sendiri pertanyaan-pertanyaan seperti:

• Berapa banyak orang terlibat dalam pembuatan invoice?

• Sesudah Anda menyelesaikan pekerjaan, kemudian berapa lama dibutuhkan agar invoice sampai ke tangan klien?

Mempelajari dan merampingkan proses penagihan akan mempercepat waktu invoice sampai ke tangan klien Anda dan mengurangi biaya penagihan. Hal ini akan membuat arus kas Anda menjadi lebih baik.

Cara mempersingkat proses penagihan:

• Atur penagihan periodik berulang di program akuntansi Anda dan kirim lewat email.

• Otomasi time tracking, labor costing dan biaya terkait di program akuntansi Anda menjelang penerbitan invoice. Hal ini memastikan Anda dibayar sesuai dengan pekerjaan yang sudah diselesaikan.

#11 - Tagih Periode Mingguan Daripada Bulanan

Banyak perusahaan hanya menagih klien setiap akhir bulan karena ini adalah praktek yang paling umum.

Namun, jika Anda mengubah ke menagih mingguan, Anda akan mempercepat penerimaan pembayaran.

Berdasarkan Vistr, bila Anda mengeluarkan invoice di hari yang sama setiap minggu, Anda harus mengirim invoce di akhir minggu untuk dibayar lebih cepat.

Hasil riset hari terbaik mengirim invoice:

• Akhir Minggu – invoice biasanya dibayar dalam 29 hari.

• Selasa, Kamis dan Jumat – invoice dibayar lebih lambat 10 hari dibanding dikirim akhir minggu.

Perbedaan ini sangatlah signifikan.

Apabila Anda memiliki staf yang bisa menagih mingguan, Anda akan dapat memperbaiki arus kas secara cepat.

#12 - Tagih Per Termin, Bila Tidak Bisa Menagih Mingguan

Jika tidak bisa menagih mingguan, penagihan per termin adalah alternatif terbaik untuk tetap memiliki arus kas positif sepanjang perjalanan pengerjaan proyek besar.

Waktu dan jumlah pembayaran harus berdasarkan perhitungan yang valid atau yang sudah diselesaikan. Jadwal pembayaran yang tepat akan memastikan Anda tetap berada dalam arus kas positif saat Anda melalui setiap tahap pekerjaan.

Ini adalah kunci untuk memberikan Anda modal kerja cukup untuk tetap mengucurkan dana di fase berikut dari sebuah proyek (contoh: perencanaan, desain, pengembangan dan implementasi).

Mulailah dengan pola pikir bahwa Anda harus memiliki dana lebih daripada biaya yang dikeluarkan. Ini berarti mendapatkan 50% di depan dan mendapatkan 50% dalam tahapan termin.

Tujuannya adalah menyisakan persentase terkecil untuk penerimaan akhir, saat masalah biasanya timbul.

Riset Fundbox menunjukkan 64% bisnis terdampak dengan waktu pembayaran yang mundur.

#13 - Tagih Langsung Sesudah Pekerjaan Selesai

Bila Anda menyelesaikan sebuah pekerjaan di tanggal 5 tapi Anda tidak mengirim invoice hingga akhir bulan dan klien Anda membayar di 30 hari setelahnya, berarti Anda tidak dibayar selama 55 hari.

Di saat itu, Anda mungkin sedang membayar gaji 2 hingga 3 kali.

Anda harus segera menagih klien secepatnya – mingguan, per termin atau segera sesudah pekerjaan selesai.

Bila Anda fokus untuk mendapatkan uang lebih cepat, arus kas Anda akan membaik.

Strategi Collections (Penagihan)

#14 - Dapatkan Deposit Di Awal Sebelum Pekerjaan Dimulai

Saat Anda memulai pekerjaan baru, Anda tidak memiliki saldo kas negatif.

Dibayar di awal adalah jalan untuk menghindari situasi di mana Anda harus mengejar klien yang menunda pembayaran.

Apakah ini mungkin terjadi?

Tergantung seberapa besar Anda percaya pada klien Anda. Dalam beberapa kasus, memberikan sedikit potongan hargasebagai insentif untuk pembayaran di awal akan membantu.

Pembayaran di awal akan memberikan Anda ketenangan dengan mengurangi resiko tagihan macet serta memudahkan menyusun anggaran.

Mintalah jumlah terbesar yang masuk akal sebelum Anda memulai pekerjaan saat mereka sudah nyaman dengan cara kerja Anda.

Mendapatkan pembayaran di awal yang sudah menutupi biaya Anda, memberi perubahan besar pada arus kas perusahaan Anda serta mengubah pola pikir Anda dari kekurangan menjadi berkelimpahan.

#15 - Tugaskan Bagian Collections

Jangan berikan tugas bagian collections ke resepsionis atau manager kantor, kecuali Anda sudah menjelaskan bahwa hal ini masuk dalam daftar prioritas. Mereka juga harus diberikan waktu yang cukup untuk melakukannya dengan benar.

Seorang resepsionis tidak bisa melakukan tugas penagihan bila dia harus menjawab telepon.

Kesalahan ini dilakukan banyak perusahaan karena orang yang menelepon:

Hasilnya, penagihan menjadi pekerjaan dengan prioritas terendah.

Pilihan alternatif adalah memiliki personil sales yang bertanggung jawab terhadap proses penagihan. Bila dia hanya dibayar saat perusahaan dibayar, Anda memiliki seseorang berinsentif yang memastikan Anda mendapatkan uang.

Proses penagihan yang buruk akan berdampak pada masalah dalam arus kas. Penagihan sering menjadi hal terakhir yang dilakukan, sehingga jarang mendapatkan hasil yang baik.

#16 - Telepon Klien 5 Hari Sebelum Jatuh Tempo

Sebagian besar perusahaan menunggu invoice jatuh tempo, baru setelahnya menelepon untuk menagih.

Ini adalah sebuah kesalahan.

Telepon Anda yang pertama kepada klien harus dilakukan antara 3 sampai 5 hari sebelum invoice jatuh tempo.

Anggaplah ini sebuah pelayanan untuk mengetahui tingkat kepuasan sambil memastikan invoice sudah diterima dan dimengerti serta mendapatkan kepastian kapan pembayaran dapat dilakukan.

#17 - Terima Pembayaran Kartu Kredit

Banyak pemilik bisnis sering tidak mau menerima pembayaran kartu kredit karena terkena potongan biaya 2-3%.

Namun, terkecuali invoice Anda sedikit atau secara rata-rata invoice memiliki nominal besar, manfaat yang didapat karena perbaikan arus kas dan berkurangnya ongkos penagihan – sangat jauh menguntungkan dibanding biaya kartu kredit yang dikeluarkan.

Tambahkan syarat dalam proses penagihan yang memungkinkan Anda secara otomatis membebankannya ke kartu kredit saat sebuah pekerjaan selesai.

Terkecuali untuk proyek yang memiliki banyak keterkaitan, 2.5% merchant fee lebih kecil daripada resiko mengejar pembayaran dan biaya riil penagihan yang terjadi di lapangan.

Sudah banyak bisnis yang menyadari bahwa mereka tidak memiliki cukup uang untuk membayar gaji berikutnya. Saat hal itu terjadi, seluruh fokus pimpinan tertuju pada siapapun juga yang memiliki piutang.

Saat pimpinan berada dalam posisi itu, mereka tidak dapat berpikir strategis.

Permudahlah klien Anda untuk membayar supaya terhindar dari masalah arus kas. Biaya kartu kredit yang dikeluarkan adalah sebuah biaya positif dibanding dengan gangguan arus kas.

#18 - Ikuti Metode Penagihan 3F (Firm, Focus and Friendly)

#19 - Tetapkan Syarat dan Ketentuan Pembayaran Kredit

Pastikan Anda memiliki kebijakan pembayaran tertulis.

Kebijakan pembayaran ini harus dimasukkan dalam syarat dan ketentuan di proposal, kontrak atau referensi di-invoice Anda. Pastikan setiap orang, termasuk klien mengetahui detil mengenai ketentuan penagihan di perusahaan Anda, sebelum Anda memulai pekerjaan apapun.

Setidaknya, kebijakan pembayaran ini berisi:

Ketentuan Pembayaran:

Biaya-Biaya Keterlambatan

Kami merekomendasikan 2% hingga 3% per bulan. Jangan biarkan problem arus kas klien Anda menjadi problem arus kas Anda.

Strategi Reporting (Pelaporan)

#20 - Hitung Rata-Rata Umur Piutang / Days Sales Outstanding (DSO)

Anda tidak dapat mengatur atau mengelola apa yang tidak dapat diukur atau dihitung – apa yang dapat diukur atau dihitung oleh manajemen akan selalu terjaga.

Dalam hal ini, untuk menilai kesehatan arus kas, Anda harus memonitor Days Sales Outstanding (DSO).

DSO mengukur berapa hari dibutuhkan untuk menagih piutang. Jadi, DSO adalah rata-rata umur piutang.

Bila DSO Anda trennya sedang naik, maka bisnis Anda cenderung bergelut dengan arus kas. Mengetahui angka DSO membantu Anda menentukan apakah harus memperbaiki proses dan kebijakan penagihan Anda yang sedang berjalan atau meng-outsource-kan penagihan.

Jadi akhirnya, tujuan Anda adalah mengurangi DSO ke angka yang terkecil.

Mengapa?

Karena setiap hari Anda sedang bekerja untuk sesuatu di mana Anda belum dibayar. Terkecuali Anda berada dalam usaha meminjamkan uang – Anda harus mengurangi DSO.

Setiap hari dimana Anda bekerja belum dibayar oleh klien Anda di awal, Anda sesungguhnya sedang memberi hutang.

Jalan termudah untuk mengurangi DSO adalah dengan:

• Penagihan tepat waktu.

• Insentif kepada klien yang melakukan pembayaran lebih awal.

• Memperpendek jangka waktu pembayaran.

 

#21 - Stop Klien dengan Margin Keuntungan Kecil

Berhentilah bekerja dengan klien yang memberikan keuntungan kecil dan tugaskan tim sales Anda untuk mencari proyek dengan keuntungan lebih besar.

Bila Anda bekerja dengan klien yang memberi keuntungan kecil karena kekhawatiran kehilangan arus kas atau tidak mampu menggantikan mereka dengan klien yang memberi keuntungan lebih baik, Anda akan menghambat perkembangan perusahaan Anda.

Janganlah takut memberhentikan klien dengan margin kecil karena klien dengan margin kecil-lah yang memberi masalah dan menghabiskan banyak waktu. Hilangkan klien tersebut, bisnis Anda akan lebih menguntungkan dan tim sales Anda menjadi lebih bahagia.

Evaluasi klien mana yang harus diberhentikan.

Tambahkan penghasilan serta keuntungan perusahaan Anda dengan mengganti klien dengan margin kecil ke klien dengan margin besar.

 

#22 - Sortir Usia Piutang Berdasarkan Jumlah, Bukan Urutan Abjad Nama

Saat Anda memulai proses penagihan, langkah pertama adalah membuat laporan usia piutang.

Sortir laporan usia piutang berdasarkan jumlah terbesar, bukan berdasarkan nama. Sebagian besar program akuntansi mensortir berdasarkan nama, jadi mereka akan meletakkan abjad ‘A’ paling atas.

Fokuslah pada piutang dengan jumlah terbesar dan Anda akan mendapatkan perbaikan arus kas paling maksimal.

 

Strategi Asset

#23 - Kontrol Persediaan Barang

Mengontrol persediaan barang adalah perpaduan antara seni dan ilmu.

Kekurangan barang menyebabkan hilangnya penghasilan – terlalu banyak barang akan menghambat aliran arus kas. Sudah umum diketahui, kedua hal ini berdampak pada keuntungan dan arus kas.

Sebuah toko yang menambah jumlah barang kemungkinan menyebabkan dua skenario:

• Penjualan meningkat drastis saat klien melihat banyaknya koleksi, atau

• Penjualan stagnan menyebabkan arus kas tersendat dalam barang.

Saat skenario kedua terjadi, kebanyakan pemilik bisnis akan membiarkan barang tersebut tersimpan di gudang untuk jangka waktu tanpa batas hingga akhirnya ada momen tertentu – seperti hari raya – di mana barang tersebut normalnya terjual.

Tindakan ini menyebabkan kemungkinan terjadinya biaya tersembunyi seperti:

• Hilangnya peluang penjualan di barang baru yang lebih laku karena arus kas tertahan dibarang lama.

• Kebutuhan menyewa gudang penyimpanan barang.

• Biaya bunga atas hutang pendanaan karena arus kas tidak cukup menutupi pembelian dan biaya operasional.

Mengetahui jumlah barang ideal untuk perusahaan Anda membutuhkan pengalaman. Namun dengan program akuntansi yang tepat, Anda akan dapat memproyeksikan berapa jumlah barang yang harus dipegang.

Beberapa cara memperbaiki kontrol persediaan barang:

• Memonitor persediaan barang secara teratur – pakailah rasio perputaran persediaan (inventory turnover) untuk membandingkan periode sebelumnya dan standar industri.

• Jual barang lama dengan bundling atau memberi potongan harga.

• Jangan membeli barang terlalu banyak walaupun ada penawaran potongan harga, bila kemudian membutuhkan waktu lama untuk menjualnya.

• Sebaliknya untuk barang laku, belilah dalam jumlah besar untuk mendapat potongan harga.

• Fokuslah untuk membeli barang saat dibutuhkan untuk menghindari penumpukan.

• Tetapkan batas minimum dan maksimum jumlah barang serta sediakan barang dalam rentang batas ini.

   

#24 - Jual Aset Non-Produktif

Aset yang tidak menghasilkan imbal balik investasi sepadan dan tidak memperlihatkan proyeksi manfaat ke depan harus dijual.

Aset ini mengikat modal berharga yang dapat dimanfaatkan dalam bisnis. Anda mungkin sedang kehilangan potensi keuntungan di tempat lain karena kas Anda tertahan di aset non-produktif.

Tinjau ulang seluruh aset Anda dan lihat segala opsi yang lebih masuk akal secara ekonomis untuk perbaikan arus kas.

Selanjutnya saat membeli aset, pertimbangkan manfaat dan biaya yang akan muncul dengan memilikinya dibandingkan dengan hanya menyewanya. Opsi yang lebih baik tidak selalu sama setiap kali.

Oleh karena itu, selalulah objektif dalam memutuskan hal ini.

 

Saatnya Memperbaiki Arus Kas Perusahaan Anda

Lengkaplah sudah penjelasan dari seluruh strategi & jurus untuk memperbaiki arus kas di perusahaan Anda.

Ingatlah bahwa “Keuangan adalah fondasi dari perusahaan Anda dan sehatnya arus kas adalah ibarat sehatnya jantung dalam tubuh Anda.”

Sehingga, melemahnya arus kas berarti melemahnya kesehatan perusahaan anda.

Bila Anda mempelajari cara perusahaan lain yang sukses menyelesaikan masalah keuangan & memperbaiki kinerjanya, mereka selalu mulai dari memperbaiki arus kas.

Sebagai pemilik bisnis, salah satu tangan Anda harus selalu berada di atas kontrol arus kas.

Arus kas adalah urat nadi dari kehidupan bisnis Anda, dan gunakanlah seluruh strategi ini dalam memperbaiki arus kas, sekarang juga.