7 Strategi Ampuh untuk Memperbaiki Arus Kas Perusahaan (Bagian Ke-2)

Di bagian kedua ini, kami akan membahas 4 strategi dan 15 jurus yang dapat memperbaiki arus kas bisnis Anda secara signifikan. Jika Anda belum membaca bagian pertama, klik link di sini untuk membacanya.

Daftar isi:

1. Strategi Billing (Pembuatan Tagihan)
2. Strategi Collections (Penagihan)
3. Strategi Reporting (Pelaporan)
4. Strategi Asset

Strategi Billing (Pembuatan Tagihan)

#10 - Otomasi Pembuatan Invoice

Salah satu cara paling penting untuk memperbaiki arus kas adalah mengurangi langkah-langkah manual pembuatan invoice. Tanyalah pada diri sendiri pertanyaan-pertanyaan seperti:

• Berapa banyak orang terlibat dalam pembuatan invoice?

• Sesudah Anda menyelesaikan pekerjaan, kemudian berapa lama dibutuhkan agar invoice sampai ke tangan klien?

Mempelajari dan merampingkan proses penagihan akan mempercepat waktu invoice sampai ke tangan klien Anda dan mengurangi biaya penagihan. Hal ini akan membuat arus kas Anda menjadi lebih baik. Berikut adalah cara mempersingkat proses penagihan:

• Atur penagihan periodik berulang di program akuntansi Anda dan kirim lewat email.

• Otomasi time tracking, labor costing dan biaya terkait di program akuntansi Anda menjelang penerbitan invoice. Hal ini memastikan Anda dibayar sesuai dengan pekerjaan yang sudah diselesaikan.

#11 - Tagih Periode Mingguan Daripada Bulanan

Banyak perusahaan hanya menagih klien setiap akhir bulan karena ini adalah praktek yang paling umum. Namun, jika Anda mengubah ke menagih mingguan, Anda akan mempercepat penerimaan pembayaran. Berdasarkan Vistr, bila Anda mengeluarkan invoice di hari yang sama setiap minggu, Anda harus mengirim invoice di akhir minggu untuk dibayar lebih cepat.

Hasil riset hari terbaik mengirim invoice:

• Akhir Minggu – invoice biasanya dibayar dalam 29 hari.

• Selasa, Kamis dan Jumat – invoice dibayar lebih lambat 10 hari dibanding dikirim akhir minggu.

Perbedaan ini sangatlah signifikan. Apabila Anda memiliki staf yang bisa menagih mingguan, Anda akan dapat memperbaiki arus kas secara cepat.

#12 - Tagih Per Termin, Bila Tidak Bisa Menagih Mingguan

Jika tidak bisa menagih mingguan, penagihan per termin adalah alternatif terbaik untuk tetap memiliki arus kas positif sepanjang perjalanan pengerjaan proyek besar. Waktu dan jumlah pembayaran harus berdasarkan perhitungan yang valid atau yang sudah diselesaikan. Jadwal pembayaran yang tepat akan memastikan Anda tetap berada dalam arus kas positif saat Anda melalui setiap tahap pekerjaan.

Ini adalah kunci untuk memberikan Anda modal kerja cukup untuk tetap mengucurkan dana di fase berikut dari sebuah proyek (contoh: perencanaan, desain, pengembangan dan implementasi). Mulailah dengan pola pikir bahwa Anda harus memiliki dana lebih daripada biaya yang dikeluarkan. Ini berarti mendapatkan 50% di depan dan mendapatkan 50% dalam tahapan termin.

Tujuannya adalah menyisakan persentase terkecil untuk penerimaan akhir, saat masalah biasanya timbul. Riset Fundbox menunjukkan 64% bisnis terdampak dengan waktu pembayaran yang mundur.

#13 - Tagih Langsung Sesudah Pekerjaan Selesai

Bila Anda menyelesaikan sebuah pekerjaan di tanggal 5 tapi Anda tidak mengirim invoice hingga akhir bulan dan klien Anda membayar di 30 hari setelahnya, berarti Anda tidak dibayar selama 55 hari. Di saat itu, Anda mungkin sedang membayar gaji 2 hingga 3 kali.

Anda harus segera menagih klien secepatnya – mingguan, per termin atau segera sesudah pekerjaan selesai. Bila Anda fokus untuk mendapatkan uang lebih cepat, arus kas Anda akan membaik.

Strategi Collections (Penagihan)

#14 - Dapatkan Deposit Di Awal Sebelum Pekerjaan Dimulai

Saat memulai pekerjaan baru, hindari saldo kas negatif dengan meminta pembayaran di awal. Ini membantu menghindari situasi di mana Anda harus mengejar klien yang menunda pembayaran. Tentu saja, ini tergantung pada seberapa besar Anda percaya pada klien Anda, namun memberikan potongan harga kecil sebagai insentif untuk pembayaran di awal bisa sangat membantu.

Pembayaran di awal memberi ketenangan dengan mengurangi risiko tagihan macet dan mempermudah perencanaan anggaran. Minta jumlah yang masuk akal sebelum memulai pekerjaan, terutama ketika klien sudah merasa nyaman dengan cara kerja Anda.

Dengan mendapatkan pembayaran di awal yang mencakup biaya Anda, arus kas perusahaan akan jauh lebih sehat dan pola pikir Anda akan beralih dari kekurangan menjadi berkelimpahan.

#15 - Tugaskan Bagian Collections

Jangan berikan tugas bagian collections ke resepsionis atau manajer kantor, kecuali Anda sudah menjelaskan bahwa hal ini masuk dalam daftar prioritas. Mereka juga harus diberikan waktu yang cukup untuk melakukannya dengan benar.

Seorang resepsionis tidak bisa melakukan tugas penagihan bila dia harus menjawab telepon. Kesalahan ini dilakukan banyak perusahaan karena orang yang menelepon:

Akibatnya, penagihan sering kali menjadi prioritas terendah. Salah satu alternatifnya adalah memiliki tim sales yang bertanggung jawab atas penagihan. Jika mereka hanya dibayar setelah perusahaan menerima pembayaran, mereka akan lebih termotivasi untuk memastikan Anda mendapatkan uang Anda. Proses penagihan yang tidak terkelola dengan baik bisa merusak arus kas. Karena sering kali dianggap sebagai tugas terakhir, hasilnya pun sering tidak optimal.

#16 - Telepon Klien 5 Hari Sebelum Jatuh Tempo

Banyak perusahaan menunggu hingga invoice jatuh tempo untuk melakukan penagihan, yang sebenarnya adalah kesalahan. Telepon pertama ke klien sebaiknya dilakukan 3 hingga 5 hari sebelum jatuh tempo. Gunakan kesempatan ini untuk memastikan invoice sudah diterima dan dipahami, serta untuk menanyakan kapan pembayaran dapat dilakukan. Ini juga sekaligus menunjukkan perhatian Anda terhadap kepuasan klien.

#17 - Terima Pembayaran Kartu Kredit

Banyak pemilik bisnis yang enggan menerima pembayaran dengan kartu kredit karena dikenakan biaya potongan 2-3%. Namun, jika invoice Anda biasanya kecil atau nominalnya besar, manfaat yang didapat dari perbaikan arus kas dan pengurangan biaya penagihan jauh lebih menguntungkan dibandingkan biaya kartu kredit.

Pertimbangkan untuk menambahkan syarat dalam proses penagihan yang memungkinkan pembayaran otomatis melalui kartu kredit setelah pekerjaan selesai. Untuk proyek yang tidak terlalu rumit, biaya merchant fee 2,5% lebih kecil dibandingkan dengan risiko mengejar pembayaran dan biaya penagihan yang timbul.

Banyak bisnis yang kesulitan membayar gaji karena masalah arus kas, dan saat itu terjadi, perhatian pimpinan akan terfokus hanya pada piutang. Pada saat itu, mereka sulit berpikir secara strategis. Mempermudah klien untuk membayar dapat menghindarkan Anda dari masalah arus kas. Biaya kartu kredit lebih kecil dibandingkan gangguan yang ditimbulkan oleh masalah arus kas yang bisa mempengaruhi kelangsungan bisnis.

#18 - Ikuti Metode Penagihan 3F (Firm, Focus and Friendly)

#19 - Tetapkan Syarat dan Ketentuan Pembayaran Kredit

Pastikan Anda memiliki kebijakan pembayaran tertulis. Kebijakan pembayaran ini harus dimasukkan dalam syarat dan ketentuan di proposal, kontrak atau referensi di-invoice Anda. Pastikan setiap orang, termasuk klien mengetahui detail mengenai ketentuan penagihan di perusahaan Anda, sebelum Anda memulai pekerjaan apapun. Setidaknya, kebijakan pembayaran ini berisi:

Ketentuan Pembayaran:

Biaya-Biaya Keterlambatan

Kami merekomendasikan 2% hingga 3% per bulan. Jangan biarkan problem arus kas klien Anda menjadi problem arus kas Anda.

Baca Juga: Tugas Pembukuan yang Perlu Dipantau Secara Rutin Sepanjang Tahun

Strategi Reporting (Pelaporan)

#20 - Hitung Rata-Rata Umur Piutang / Days Sales Outstanding (DSO)

Anda tidak dapat mengatur atau mengelola apa yang tidak dapat diukur atau dihitung – apa yang dapat diukur atau dihitung oleh manajemen akan selalu terjaga. Dalam hal ini, untuk menilai kesehatan arus kas, Anda harus memonitor Days Sales Outstanding (DSO).

DSO mengukur berapa hari dibutuhkan untuk menagih piutang. Jadi, DSO adalah rata-rata umur piutang. Bila DSO Anda trennya sedang naik, maka bisnis Anda cenderung bergelut dengan arus kas. Mengetahui angka DSO membantu Anda menentukan apakah harus memperbaiki proses dan kebijakan penagihan Anda yang sedang berjalan atau meng-outsource-kan penagihan.

Tujuan utama Anda adalah mengurangi DSO (Days Sales Outstanding) sekecil mungkin. Mengapa? Karena setiap hari Anda bekerja tanpa pembayaran berarti Anda sedang memberi kredit kepada klien. Jika Anda bukan bisnis yang memang menyediakan pinjaman, DSO harus diperkecil.

Cara termudah untuk mengurangi DSO adalah dengan:

• Melakukan penagihan tepat waktu.
• Memberikan insentif kepada klien yang membayar lebih awal.
• Memperpendek jangka waktu pembayaran.

 

#21 - Stop Klien dengan Margin Keuntungan Kecil

Fokuslah pada bekerja dengan klien yang memberikan keuntungan lebih besar dan lebih sejalan dengan tujuan bisnis Anda. Jika Anda memiliki klien dengan margin kecil, pertimbangkan untuk menggantinya dengan proyek yang lebih menguntungkan. Dengan begitu, Anda bisa mengoptimalkan waktu dan sumber daya untuk fokus pada peluang yang lebih berpotensi, sambil memperkuat hubungan dengan klien yang tepat. Evaluasi secara berkala klien yang ada, dan pastikan Anda mengutamakan yang dapat mendukung pertumbuhan dan kesuksesan jangka panjang perusahaan Anda.

#22 - Sortir Usia Piutang Berdasarkan Jumlah, Bukan Urutan Abjad Nama

Saat Anda memulai proses penagihan, langkah pertama adalah membuat laporan usia piutang. Sortir laporan usia piutang berdasarkan jumlah terbesar, bukan berdasarkan nama. Sebagian besar program akuntansi menyortir berdasarkan nama, jadi mereka akan meletakkan abjad ‘A’ paling atas. Fokuslah pada piutang dengan jumlah terbesar dan Anda akan mendapatkan perbaikan arus kas paling maksimal.

Strategi Asset

#23 - Kontrol Persediaan Barang

Mengelola persediaan barang adalah perpaduan antara strategi yang tepat dan perhitungan yang cermat. Kekurangan barang bisa menghambat pendapatan, sementara persediaan yang terlalu banyak dapat membebani arus kas. Kedua kondisi ini bisa mempengaruhi keuntungan dan kelancaran keuangan bisnis. Ketika sebuah toko menambah jumlah barang, dua kemungkinan bisa terjadi:

• Penjualan meningkat pesat karena pelanggan tertarik dengan pilihan yang lebih banyak.

• Penjualan stagnan, mengakibatkan arus kas terhambat oleh persediaan yang menumpuk.

Memastikan keseimbangan yang tepat akan membantu menjaga bisnis tetap sehat dan berkembang. Saat skenario kedua terjadi, kebanyakan pemilik bisnis akan membiarkan barang tersebut tersimpan di gudang untuk jangka waktu tanpa batas hingga akhirnya ada momen tertentu – seperti hari raya – di mana barang tersebut normalnya terjual. Tindakan ini menyebabkan kemungkinan terjadinya biaya tersembunyi seperti:

• Hilangnya peluang penjualan di barang baru yang lebih laku karena arus kas tertahan di barang lama.

• Kebutuhan menyewa gudang penyimpanan barang.

• Biaya bunga atas hutang pendanaan karena arus kas tidak cukup menutupi pembelian dan biaya operasional.

Baca Juga: 3 Barometer untuk Analisa Laporan Keuangan Perusahaan

 

Mengetahui jumlah barang ideal untuk perusahaan Anda membutuhkan pengalaman. Namun dengan program akuntansi yang tepat, Anda akan dapat memproyeksikan berapa jumlah barang yang harus dipegang. Beberapa cara memperbaiki kontrol persediaan barang:

• Memonitor persediaan barang secara teratur – pakailah rasio perputaran persediaan (inventory turnover) untuk membandingkan periode sebelumnya dan standar industri.

• Jual barang lama dengan bundling atau memberi potongan harga.

• Jangan membeli barang terlalu banyak walaupun ada penawaran potongan harga, bila kemudian membutuhkan waktu lama untuk menjualnya.

• Sebaliknya untuk barang laku, belilah dalam jumlah besar untuk mendapat potongan harga.

• Fokuslah untuk membeli barang saat dibutuhkan untuk menghindari penumpukan.

• Tetapkan batas minimum dan maksimum jumlah barang serta sediakan barang dalam rentang batas ini.

#24 - Jual Aset Non-Produktif

Aset yang tidak memberikan imbal hasil yang sebanding dengan investasi atau tidak menunjukkan prospek manfaat di masa depan sebaiknya dijual. Aset-aset ini mengikat modal yang berharga, yang seharusnya bisa dimanfaatkan untuk peluang lain dalam bisnis Anda. Uang yang tertahan di aset non-produktif mungkin menghambat potensi keuntungan di area lain.

Tinjau kembali seluruh aset yang Anda miliki dan pertimbangkan opsi yang lebih menguntungkan secara finansial untuk perbaikan arus kas. Selain itu, saat membeli aset, evaluasi dengan cermat manfaat dan biaya yang akan muncul dari kepemilikan aset tersebut, dibandingkan dengan pilihan untuk menyewanya. Setiap keputusan bisa berbeda tergantung pada kondisi dan tujuan bisnis Anda, jadi selalu bersikap objektif dalam mengambil keputusan tersebut.

Saatnya Memperbaiki Arus Kas Perusahaan Anda

Dengan demikian, seluruh strategi dan langkah untuk memperbaiki arus kas perusahaan Anda telah dijelaskan. Ingatlah bahwa “Keuangan adalah fondasi perusahaan Anda, dan sehatnya arus kas ibarat jantung yang sehat bagi tubuh bisnis Anda.”

Melemahnya arus kas berarti kesehatan perusahaan Anda terganggu. Ketika Anda mempelajari bagaimana perusahaan-perusahaan sukses mengatasi masalah keuangan dan meningkatkan kinerja mereka, selalu ada satu hal yang menjadi titik awal: memperbaiki arus kas. Sebagai pemilik bisnis, pastikan salah satu tangan Anda selalu berada di kendali arus kas, karena itu adalah kunci untuk menjaga kelangsungan dan pertumbuhan bisnis Anda.

Arus kas adalah urat nadi dari kehidupan bisnis Anda, dan gunakanlah seluruh strategi ini dalam memperbaiki arus kas, sekarang juga. Dalam hal ini, Anda juga bisa mengoptimalkan performa arus kas Anda dengan menggunakan Xero accounting software di Logiframe. Karena, Logiframe merupakan konsultan profesional Xero accounting software pertama di Indonesia. Dengan gabungan pengalaman selama sepuluh tahun di bidang konsultasi keuangan, Logiframe akan membantu mengimplementasikan perusahaan Anda dengan software dalam membuat perencanaan dan mengontrol laporan keuangan perusahaan Anda.

Thank you for your interest in Logiframe